topceo.edu.vn@gmail.com
096.8226.368
Do đó, khái niệm “mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp” (enterprise social network) đã xuất hiện để chỉ các ứng dụng công nghệ trong quy mô doanh nghiệp, nhằm thúc đẩy sự kết nối nội bộ. Các sản phẩm nổi tiếng như Yammer hoặc Facebook Workplace đã được tạo ra. Hiện tại, đây vẫn được xem là một trong những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất để cải thiện truyền thông nội bộ.
Tuy nhiên, đáng tiếc rằng mặ despite sự phổ biến của chúng, các mạng xã hội nội bộ thường không đáp ứng được kỳ vọng của doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa truyền thông nội bộ. Vậy tại sao các mạng xã hội nội bộ lại không thể giúp doanh nghiệp truyền thông nội bộ hiệu quả hơn? Để tìm hiểu câu trả lời, chúng ta cần khám phá bản chất của các hoạt động truyền thông nội bộ và những gì chúng ta thực sự cần từ chúng.
Truyền thông nội bộ là gì?
Nếu coi doanh nghiệp như một cơ thể, thì truyền thông nội bộ có thể được xem như một hệ thống mạch máu của nó. Trong bản chất, truyền thông nội bộ là quá trình mà doanh nghiệp sử dụng để chuyển tải các thông điệp quan trọng đến nhân viên vào thời điểm thích hợp. Các thông điệp này thường bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, với mục tiêu xác định, củng cố, và lan tỏa văn hóa tổ chức.
Với định nghĩa này, có thể thấy rằng một yếu tố quan trọng của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là cầu nối chính giữa doanh nghiệp và nhân viên, và nó phải tập trung vào việc chia sẻ thông tin liên quan đến văn hóa tổ chức. Điều này giúp xác định rõ mục tiêu chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì mơ hồ với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như quản lý công việc, trao đổi thông tin, và quản lý nhân sự.
Nguyên tắc của truyền thông nội bộ?
Xuất phát từ định nghĩa của truyền thông nội bộ, làm thế nào để biết hoạt động truyền thông nội bộ đang thực sự làm đúng chức năng của nó? Hãy bắt đầu đánh giá từ từng yếu tố làm nên truyền thông nội bộ.
Nội dung của thông điệp: Phải định hình được các giá trị doanh nghiệp
Như đã đề cập, nội dung của thông điệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động truyền thông nội bộ. Vậy thông điệp cần được truyền đạt là gì? Đó là những giá trị, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi – những yếu tố định hình văn hóa tổ chức, tạo sự gắn kết và đồng nhất trong công ty.
Hầu hết các tổ chức đều chứa đựng một sứ mệnh quan trọng hơn là mục tiêu lợi nhuận. Câu hỏi “Tại sao chúng ta làm điều này?” quan trọng hơn so với “Chúng ta làm gì?” và “Làm thế nào?”. Tuy nhiên, chuyển đổi sứ mệnh thành các chiến lược và hành động cụ thể trong thực tế không phải lúc nào cũng đơn giản để nhân viên hiểu rõ.
Vì vậy, mục tiêu của truyền thông nội bộ là giúp nhân viên hiểu rằng sứ mệnh và giá trị đó liên quan đến công việc của họ như thế nào. Bằng cách truyền đạt một “đồng thuận về mục tiêu” cho nhân viên, truyền thông nội bộ hiệu quả có thể thúc đẩy động lực, giúp họ hướng đến các mục tiêu chung một cách tập trung.
Đối tượng truyền tải: Thông điệp phải xuất phát từ lãnh đạo trước khi lan tỏa tới nhân viên
Để đảm bảo kiểm soát nội dung của các thông điệp theo hướng công ty đề ra, thông điệp cần phải bắt nguồn từ lãnh đạo đầu tiên. Đồng thời, việc quản lý chặt chẽ tất cả thông tin được chia sẻ công khai trong công ty là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán với giá trị doanh nghiệp.
Mặc dù các hình thức giao tiếp không chính thống có thể giúp lan tỏa thông điệp nhanh chóng và thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viên, nhưng chúng cũng có khả năng biến dạng thông điệp và gây ra hiểu nhầm không mong muốn. Đặc biệt, trong các tình huống khi doanh nghiệp đối mặt với biến đổi lớn, thay đổi đáng kể hoặc khủng hoảng, việc mất kiểm soát trong việc quản lý giao tiếp không chính thống có thể lan truyền tình hình tiêu cực trong tập thể nhân viên.
Tính chất của thông điệp: Thông tin phải minh bạch tới toàn bộ doanh nghiệp
Việc chia sẻ giá trị của doanh nghiệp không thể đạt được hiệu quả nếu nhân viên không hiểu một cách chính xác và nhất quán về những giá trị đó. Mức độ minh bạch này không chỉ phụ thuộc vào ngôn từ sử dụng để diễn đạt thông điệp, mà còn phụ thuộc vào cách thông điệp được truyền tải. Điều này bao gồm việc thông điệp có được công khai hay không, liệu nó đã đến được tới toàn bộ nhân viên hay không, liệu lãnh đạo thực sự đánh giá cao và coi chúng là thông tin quan trọng hay không, và nhiều khía cạnh khác.
Hình thức truyền tải thông điệp: Phải tạo ra tương tác 2 chiều trong nội bộ
Bất kỳ hoạt động truyền thông nào đều liên quan đến hai bên: người chia sẻ thông điệp và người nhận thông điệp. Hiệu quả của hoạt động truyền thông phụ thuộc vào mức độ tương tác liên tục giữa hai bên trong việc trao đổi thông tin. Tương tác hai chiều trong truyền thông nội bộ không chỉ giúp bạn đánh giá được mức độ hiểu biết của nhân viên về thông điệp mà còn góp phần củng cố mối quan hệ giữa họ và công ty.
Trong trường hợp này, mạng xã hội đã chứng minh rằng nó có tác dụng. Mạng xã hội như Facebook đạt mức độ tương tác cao vì tạo điều kiện cho tương tác dễ dàng và tự nhiên. Ngược lại, các phương tiện truyền thông khác như email, tạp chí, và bảng tin, mặc dù đảm bảo tính chính thống, lại không thuận tiện cho việc thúc đẩy sự trao đổi thông tin từ phía nhân viên.
Bây giờ, khi bạn đã hiểu được tiêu chí của hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn có thể thấy tại sao các mạng xã hội không nên bị xem nhẹ và có thể trở thành một ưu tiên trong việc truyền thông nội bộ.
Vì sao mạng xã hội không phù hợp cho mục đích của truyền thông nội bộ?
Thông tin không mang tính chính thống
Điều này đúng là một trong những hạn chế lớn khi sử dụng mạng xã hội. Mạng xã hội bản chất đã tích hợp những yếu tố “xã hội” của nó, nơi mà giao tiếp thường thân mật và mọi người thường có tiếng nói tương đương. Điều này trái ngược với nguyên tắc về đối tượng truyền tải thông điệp trong truyền thông nội bộ, nơi mà thông điệp cần phải xuất phát từ lãnh đạo và lãnh đạo cần có quyền kiểm soát về nội dung được chia sẻ. Tương tự như việc đưa ra thông báo bằng văn bản thường mạnh mẽ hơn so với thông báo bằng lời nói, thông điệp trên mạng xã hội thường không có tầm ảnh hưởng lớn.
Thông tin không có tính hệ thống
Một nguyên nhân khác hạn chế tầm ảnh hưởng của thông tin trên mạng xã hội nội bộ là thiếu tính cấu trúc và hệ thống. Mạng xã hội thường có nhiều tương tác do thông tin được cập nhật liên tục, nhưng điều này cũng làm cho thông tin quan trọng dễ bị lãng quên. Thông tin trên mạng xã hội thường không tuân theo cấu trúc nhất quán, không phù hợp với yêu cầu về quy trình và đồng bộ trong các tổ chức lớn.
Thông tin không mang tính lưu trữ
Tính không có hệ thống trong mạng xã hội cũng gây ra một vấn đề nữa, đó là khó khăn khi truy cập lại các thông tin quan trọng. Hậu quả của điều này có thể tạo ra một rào cản lớn trong việc hình thành và duy trì văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt đối với các thành viên mới trong tổ chức. Hãy tưởng tượng mỗi thành viên mới phải “đào tạo” lại về tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi của tổ chức, và có thể thậm chí tiếp nhận thông tin không chính xác. Điều này vi phạm nguyên tắc về tính minh bạch trong truyền thông nội bộ.
Mạng xã hội nội bộ – Kênh tương tác hay Kênh truyền thông?
Khi xem xét những khó khăn trong việc áp dụng mạng xã hội trong môi trường doanh nghiệp, chúng ta cần xem xét xem bản chất của mạng xã hội có phù hợp thực sự với mục tiêu của truyền thông nội bộ mà chúng ta đang cố gắng đạt được hay không.
Thực tế cho thấy, cách truyền tải thông điệp cũng quan trọng không kém so với nội dung thông điệp. Nếu chúng ta chọn một kênh truyền thông không phù hợp, không đáp ứng được mục đích cụ thể của nó, thì thông điệp của chúng ta cũng sẽ không được tiếp nhận một cách đầy đủ. Mạng xã hội được tạo ra để thúc đẩy tương tác thân mật giữa các thành viên, và mục tiêu này không phù hợp với môi trường doanh nghiệp, nơi thông điệp thường phải được truyền tải một cách chính thống từ lãnh đạo đến nhân viên.
Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.