5 Xu Hướng Quản Trị Hiện Đại: Doanh Nghiệp Bạn Đang Theo Xu Hướng Nào?

Trong bài viết này, TOPCEO sẽ cung cấp cho bạn kiến thức về 5 xu hướng quản trị trong thế kỷ 21, giải thích tại sao những xu hướng này đã giúp các doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn so với cách thức quản trị truyền thống. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ hướng dẫn cụ thể về cách áp dụng những xu hướng này vào doanh nghiệp.

Approach to power – Quản lý trao quyền cho nhân viên

Các doanh nghiệp hoạt động theo cấu trúc tổ chức phân cấp truyền thống thường mắc phải khó khăn trong việc tạo sự kết nối và thúc đẩy ý tưởng sáng tạo. Nguyên do nằm ở việc quyền lực tập trung tại tầng cao nhất của doanh nghiệp, khiến nhân viên cấp dưới chỉ thực hiện theo mệnh lệnh như máy móc và làm việc vì lợi ích cá nhân. Điều này tạo rào cản đối với sự kết nối và ngăn cản khả năng sáng tạo của nhân viên.

Phương pháp quản lý trao quyền tương ứng với ba nhu cầu hàng đầu trong thuyết Maslow. Khi hai nhu cầu thấp hơn về sinh tồn và an toàn được đáp ứng, con người khao khát các nhu cầu cao hơn về mặt xã hội, tôn trọng và tự thể hiện.

Tính đến vấn đề kết nối (Belongingness), con người luôn khao khát một sự thân thuộc với một phần tử trong tổ chức. Thêm vào đó, họ cũng mong muốn được công nhận thông qua thành tựu cá nhân. Ép buộc nhân viên hoạt động trong môi trường hạn chế và tuân thủ chỉ thị công việc giống như máy móc sẽ xâm phạm lòng tự trọng và ước mơ tự thể hiện, thúc đẩy họ rời đi tìm kiếm môi trường thuận lợi hơn.

Thực tế, tất cả các phương pháp quản lý tiến tới đáp ứng nhu cầu con người một cách tối đa. Tuy vậy, cách để thỏa mãn những nhu cầu này có thể khác nhau theo từng phương pháp. Trong phương pháp trao quyền, sự tự quản và khả năng tỏ ra bản thân được đặt lên hàng đầu. Đây là một phương pháp quản lý mạnh mẽ hướng tới khía cạnh “cái tôi” của con người, có thể làm việc hiệu quả và còn giúp giữ chân cũng như thu hút nhân tài nếu được triển khai đúng cách.

Handing information – Chia sẻ thông tin

Phương cách quản trị truyền thống biến môi trường công việc thành một tình trạng tương tự cuộc Chiến tranh Lạnh. Sự kết nối giữa nhân viên và lãnh đạo bị suy yếu, và thông tin về doanh nghiệp luôn được bao phủ bởi lớp vỏ bí mật. Thông tin mà nhân viên tiếp xúc chỉ giới hạn ở mức cơ bản, thậm chí thường còn là không đầy đủ.

Hình thức quản lý bảo mật thông tin này không chỉ không hiệu quả để bảo vệ doanh nghiệp, mà còn trở thành rào cản ngăn trở sự phát triển của doanh nghiệp. Trong thế giới ngày nay, với sự mở cửa ngày càng rộng rãi, nhu cầu về thông tin đã tăng cao, và không ai dám tham gia, hợp tác, và tiếp tục làm việc với một doanh nghiệp mà thông tin luôn được giữ trong bóng tối.

Phương pháp quản lý trao quyền thông tin đánh dấu sự kết thúc của “Chiến tranh Lạnh” trong hình thức quản trị truyền thống. Đây là một xu hướng quản trị tất yếu vì trong mô hình nhân sự hiện nay thường hoạt động theo cơ cấu nhóm, thông tin là chìa khóa để liên kết các bộ phận một cách có hệ thống và tổ chức. Chia sẻ thông tin cũng giúp nhân viên nhận thức về quyền lợi của họ, hiểu về tình hình của công ty, và có cơ hội đóng góp ý kiến để giải quyết các thách thức mà công ty đang đối mặt.

Tất cả các doanh nghiệp đang nỗ lực xây dựng môi trường làm việc ngang bằng, và việc chia sẻ thông tin một cách công bằng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xem xét việc chọn lọc thông tin để chia sẻ. Dưới đây là một số thông tin mà doanh nghiệp có thể chia sẻ với toàn bộ nhân viên trong tổ chức:

• Chính sách về nhân sự.
• Chính sách về lương bổng, phúc lợi, đánh giá công việc.
• Thông tin về sự kiện trong doanh nghiệp.
• Các thành tựu, giải thưởng, …

Lý tưởng nhất, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống thông tin được chia thành bốn tầng theo nội dung giao tiếp như sau:

• Tầm nhìn, sứ mệnh: Đây là phần quan trọng nhất, hình dung và hướng dẫn cách hoạt động mang lại giá trị cho tổ chức.
• Chính sách, quy tắc hoạt động: Đây là khung quy tắc được ban hành để định rõ trách nhiệm của từng nhân viên.
• Quy trình và nhiệm vụ: Dù tổ chức bạn hoạt động theo mô hình phòng ban, dự án hay luồng công việc, tầng giao tiếp này luôn giữ nguyên: xoay quanh công việc hàng ngày của các thành viên.
• Giao tiếp thường ngày: Đây là tầng cuối cùng của giao tiếp, với thông tin đơn giản xoay quanh các hoạt động trao đổi thông tin hàng ngày của nhân viên.

Solving problem – Chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn

Tương tự với phương pháp quản lý trao quyền cho nhân viên, phương pháp chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn cho phép nhân viên tự thể hiện và bày tỏ ý kiến của họ. Phương pháp này tạo ra một liên kết và trách nhiệm chung với tất cả thành viên trong tổ chức. Mọi người đều có quyền chia sẻ ý kiến và ý tưởng riêng, cùng nhau lựa chọn giải pháp tốt nhất cho mọi thách thức.

Phương pháp này thúc đẩy sự sáng tạo và động viên nhân viên để tư duy một cách sáng tạo. Điều này xuất phát từ việc mọi người ở các cấp độ khác nhau có thể đưa ra quyết định khác nhau, cho phép nhân viên tự do hơn và chịu trách nhiệm lớn hơn, giúp họ đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, thời gian giải quyết khó khăn cũng được rút ngắn khi tất cả mọi người cùng suy nghĩ về vấn đề. Các ý tưởng sẽ nảy ra liên tục và việc tìm kiếm giải pháp tốt sẽ nhanh chóng hơn nhiều so với việc chỉ có lãnh đạo ngồi lại và thảo luận.

Để áp dụng phương pháp chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn trong doanh nghiệp, trước hết, cần tập trung tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng xử lý tình huống. Lãnh đạo cần tin tưởng nhân viên và thúc đẩy chính sách khuyến khích sáng tạo. Đồng thời, nhân viên cũng cần tích cực phát triển khả năng tư duy và đưa ra ý kiến của mình.

Resources distribution – Phân bổ tài nguyên

Hãy cùng điểm qua lại phương pháp quản lý tài nguyên trong hệ thống quản trị trước đây. Với hệ thống cổ điển, quyết định về việc sử dụng tài nguyên tập trung vào các cá nhân quan trọng trong công ty. Cấp trên chỉ cho phép sử dụng tài nguyên khi họ cho rằng nó là cần thiết cho công việc. Thêm vào đó, việc chấp thuận sử dụng tài nguyên tốn thời gian và gây ra rất nhiều phiền toái cho tổ chức.

Bởi vì sự trễ trệ trong việc phê duyệt và việc phân chia tài nguyên chỉ dựa vào quan điểm cá nhân của người quản lý, hình thức quản lý này đã nhanh chóng bị thay thế. Trong mô hình quản trị hiện đại, mọi người đều có quyền sử dụng tài nguyên để phục vụ mục tiêu công việc. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tài nguyên được sử dụng một cách tự do mà không có sự giám sát. Những người có trách nhiệm theo dõi hiệu quả sử dụng tài nguyên sẽ giám sát cách tài nguyên được sử dụng và duy trì chúng định kỳ.

Việc phân bổ tài nguyên một cách hợp lý sẽ giúp nhân viên trở nên chủ động hơn trong công việc, làm ngắn thời gian hoàn thành dự án, tăng năng suất và khả năng sáng tạo.

Performance and feedback – Phản hồi về công việc

Theo chuyên gia nguồn nhân lực Christopher D.Lee, nhà quản lý nên sớm cung cấp phản hồi sau khi thu thập thông tin về tiến độ và tình hình công việc của nhân viên. Hành động này sẽ đảm bảo sự thống nhất giữa nhà quản lý và nhân viên về kỳ vọng và tiêu chuẩn công việc. Hơn nữa, phản hồi kịp thời giúp phát hiện và xử lý những sai sót trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, tất cả mọi người, bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên, cần phân biệt rõ sự khác biệt giữa việc đánh giá công việc và cung cấp phản hồi về công việc. Đánh giá công việc liên quan đến việc khen ngợi hoặc áp đặt kỷ luật. Lãnh đạo đánh giá quá trình làm việc của nhân viên dựa trên quan điểm cá nhân. Còn phản hồi về công việc là việc cung cấp thông tin thời gian thực về các hoạt động đang diễn ra. Những phản hồi này thường có tính chất đề xuất và không bắt buộc nhân viên phải tuân theo.

Để đạt được hiệu suất tốt, phản hồi về công việc nên có tính tương tác hai chiều. Nhân viên cần chủ động cung cấp ý kiến phản hồi cho cấp trên để cải thiện quy trình làm việc và tạo liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên.

Việc xây dựng một môi trường quản lý khuyến khích phản hồi yêu cầu sự nỗ lực từ cả nhân viên và lãnh đạo. Đối với nhân viên, việc tiếp nhận phản hồi đã trở nên thông thường, trong khi với lãnh đạo, việc tiếp nhận ý kiến từ phía cấp dưới có thể gặp khó khăn ban đầu. Điều này củng cố lý do tại sao lãnh đạo cần phải trang bị kỹ năng xử lý phản hồi của nhân viên để tiếp nhận và xử lý phản hồi một cách hiệu quả và công bằng.

Phương thức quản lý kinh doanh không ngừng tiến xa và đổi mới. Sự biến đổi này là không thể tránh khỏi, vì nhân viên ngày càng có nhu cầu lớn hơn về quyền lợi và sự tham gia tích cực hơn trong thị trường lao động. Nếu doanh nghiệp không thể áp dụng hình thức quản lý phù hợp với những yêu cầu của nhân viên và không thể khơi dậy sự hứng thú của họ, thì sớm hay muộn, doanh nghiệp cũng sẽ biến mất khỏi thị trường.

Bây giờ, với trách nhiệm lãnh đạo, bạn hãy xem xét 5 xu hướng quản trị trong bài viết này và áp dụng một trong số chúng để cải thiện việc quản lý tại công ty của mình.