Kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu, vai trò và hiệu quả hệ thống

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là hoạt động tổ chức các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện trong nội bộ công ty hay doanh nghiệp. Mục tiêu của hoạt động này nhằm đạt được mục đích và nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách hợp lý. Đặc biệt kiểm soát sẽ giảm thiểu được những rủi ro, tổn thất không may xảy ra.

Nói cách khác, đây là tập hợp những việc mà một công ty cần làm và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống kiểm soát sẽ làm nhiệm vụ giám sát từ hệ thống, các phòng ban đến các cá nhân, nhân viên ở doanh nghiệp. Chắc chắn sẽ không có chuyện thất thoát tài sản cho dù là nhỏ nhất.

Vai trò, mục tiêu khi áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ

• Mục tiêu hoạt động: thể hiện thông qua tính chất hiệu quả khi sử dụng các nguồn lực nhân lực, tài lực, tài lực.
• Mục tiêu báo cáo: báo cáo phi tài chính và tài chính đảm bảo tính công khai, trung thực
• Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ pháp luật và quy định công ty.

• Hạn chế các rủi ro trong kinh doanh: chất lượng sản phẩm, chậm kế hoạch làm việc, giá thành sai…
• Số liệu kế toán, báo cáo tài chính được ghi chép chính xác.
• Kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản không bị tổn thất, hư hỏng, gian lận trộm cắp trong công ty.
• Thành viên cần tuân thủ các quy định được đưa ra. Sử dụng tối ưu nguồn lực, tạo ưu điểm, niềm tin đối với đối tác.
• Tăng cường tính hiệu lực quản lý. Các quy định và mục tiêu được đưa ra sẽ có hiệu quả kinh doanh lớn, đem đam lại lợi nhuận cao.

5 bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát

• Thể hiện được cam kết về tính trung thực và đảm bảo các giá trị đạo đức. Đây chính là văn hóa của tổ chức. Quản lý có nhiệm vụ là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
• Hội đồng cấp trên phải chứng minh được sự độc lập và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hoạt động của hệ thống.
• Nhà quản lý thiết lập cơ cấu quy trình báo cáo nhằm đạt được mục tiêu.
• Doanh nghiệp cam kết việc sử dụng nhân viên có năng lực qua quy trình tuyển dụng phù hợp.
• Các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu cấp trên.

Biện pháp rủi ro

• Cấp trên tập trung chỉ đạo cho nhân viên nhận biết được những tác hại khi rủi ro ập tới.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biển pháp, phương án dự phòng để có hành động cụ thể giảm thiểu những thiệt hại, tổn thất lớn.
• Đưa ra mục tiêu cụ thể để nhân viên có cơ sở thực hiện công việc cho đúng quy định.

Hoạt động kiểm soát

• Doanh nghiệp xác định được các chỉ tiêu về tài chính và hoạt động quản lý.
• Tổng hợp và công bố kết quả làm việc và sản xuất của từng phòng, từng phân ngành riêng. So sánh kết quả với mục tiêu đề ra trước đó. Từ đó có kế hoạch bổ sung cho thời gian tới.
• Ban quản lý cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính nhưng riêng biệt với kế toán.
• Quy định người có thẩm quyền phê duyệt về các vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
• Doanh nghiệp cần có nhiệm vụ lưu giữ bằng chứng để phân biệt rõ ràng giữa những công việc đã được thực hiện và phần giám sát để tránh có sai sót xảy ra.

Thông tin và truyền thông

• Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin cho cấp trên biết.
• Có hòm thư nóng để mọi người cảnh báo những sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho công ty hay doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin phải đáp ứng tới nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.
• Lắp đặt hệ thống bảo vệ với hệ thống bảo mật an toàn tránh mất dữ liệu quan trọng của công ty.

Giám sát

• Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện được những sai sót so với những quy định đặt ra.
• Doanh nghiệp chủ động sửa chữa những sai lầm khi bộ phận giám sát đã xác định.
• Việc giám sát cần được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, chuyên môn cao.
• Các sai lầm, khúc mắc trong hệ thống sẽ được kiểm toán xác định và báo cáo lên ban giám đốc xem xét.