Đổi Mới Quản Lý Hành Chính: Phương Pháp Thành Công Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Cùng với đó sự phát triển vượt bậc của nền công nghệ kỹ thuật số đã đóng góp một phần không nhỏ vào xu hướng số hóa công tác hành chính trong doanh nghiệp.  Điển hình trong đó là một loạt giải pháp phần mềm quản lý hành chính, phần mềm quản lý doanh nghiệp, quản pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp,…

Trong bất kỳ một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào thì một trong những mục tiêu chính của hoạt động quản trị là phối hợp những nỗ lực chung của tập thể nhằm đạt được những mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để thực hiện được điều này, nhà quản trị phải đề ra những quy trình hay những phương pháp hiệu quả được áp dụng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đó.

Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào phân tích và cho thấy điều gì giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vận hành quy trình hành chính hiệu quả. Bên cạnh đó cũng chỉ ra cho doanh nghiệp những yếu tố cần có để có thể quản lý quy trình hành chính thành công.

Quy trình hành chính
 

Quy trình hành chính là một chuỗi các bước, quy định và hoạt động được thực hiện để xử lý các nhiệm vụ, công việc và thủ tục hành chính trong một tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp. Quy trình hành chính thường bao gồm các bước như thu thập thông tin, xử lý hồ sơ, xác nhận, kiểm tra, phê duyệt và cung cấp các dịch vụ hoặc quyết định hành chính.

Mục tiêu của quy trình hành chính là đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, minh bạch và tuân thủ quy định trong việc thực hiện các nhiệm vụ và quy trình hành chính. Nó cũng giúp tăng cường sự công bằng, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan và đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót.

Quy trình hành chính có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, bao gồm cả quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, quản lý dự án, quản lý văn bản và nhiều hoạt động hành chính khác.

Cụ thể hơn, quản lý quy trình hành chính là:

Dựa trên các định nghĩa này, một số yếu tố quan trong vốn có trong quản lý hành chính được nêu ra như sau:

Một quy trình hành chính sẽ bao gồm nhiều hoạt động cần phải thực hiện trong một vấn đề để đạt được mục đích của vấn đề đó. Bởi doanh nghiệp hay tổ chức được tạo thành từ một nhóm các cá nhân, cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung. Việc đạt được những mục tiêu này đòi hỏi cần có thời gian, nỗ lực và sự cam kết của các thành viên trong doanh nghiệp. Do đó, hoạt động quản lý quy trình hành chính đòi hỏi các thành viên của tổ chức phải tương tác với nhau để đạt hiệu quả làm việc tốt nhất.

Những tương tác đó được thực hiện thông qua một quy trình được xác định rõ ràng. Nguyên tắc của việc tạo ra quy trình hành chính đó là nâng cao sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nói tóm lại, “Quy trình hành chính” trong doanh nghiệp được hiểu đơn giản là phương pháp hoặc cách thức từng bước thực hiện được nhà quản trị áp dụng để kiểm soát và chỉ đạo hoạt động của mọi cá nhân trong doanh nghiệp.

Tính đặc thù của hoạt động quản lý quy trình hành chính

Để hoạt động tốt với vai trò một nhà quản trị, các hoạt động quản lý cần xác định rõ những câu hỏi như sau:

Những nỗ lực đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ khiến cho nhiệm vụ, vai trò của nhà quản lý hành chính trở nên rõ ràng nhất.

Ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào vận hành quy trình hành chính doanh nghiệp

Xu hướng chuyển đổi số và việc các Giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý hành chính hiện nay được các doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho những cách thức quản lý truyền thống đang ngày được ứng dụng rộng rãi. Xu hướng này được dự báo là điều tất yếu xảy ra nhằm huy động tối đa các nguồn lực để đảm bảo và thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

Thực tế thì công tác hành chính trong mỗi doanh nghiệp được bao gồm nhiều hoạt động khác nhau cùng với sự đa dạng về nghiệp vụ hành chính. Việc ứng dụng các giải pháp phần mềm vào các hoạt động vận hành doanh nghiệp được hiểu như là nhờ công nghệ kỹ thuật số hỗ trợ cho quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên nâng cao và vận hành một cách trơn tru hơn.

Nói cách khác, trong bối cảnh hiện nay, việc doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng các giải pháp phần mềm quản trị thay thế cho cách thức quản lý truyền thống là xu hướng tất yếu nhằm nhằm đảm bảo và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Nhưng bên cạnh đó, tính đặc thù trong các hoạt động hành chính doanh nghiệp thường xuất hiện yếu tố con người và có liên quan chặt chẽ đến nghiệp vụ chuyên môn. Do đó, yếu tố con người vẫn là điều tất yếu không thể thay đổi trong công tác vận hành và giám sát quy trình hành chính doanh nghiệp.

Cho dù doanh nghiệp ứng dụng những công nghệ hiện đại, tiên tiến giúp tinh gọn quy trình ở mức tối đa thì bên cạnh đó vẫn cần có quá trình xây dựng và điều chỉnh những quy trình đó bởi con người. Cụ thể là nhà quản trị doanh nghiệp và đội ngũ bộ phận hành chính. Bởi có sự trải nghiệm thực tế trong công việc, xử lý phát sinh trong từng trường hợp cụ thể thì mới có sự giản lược và điều chỉnh phù hợp để từ đó tạo nên một quy trình tự động hóa thống nhất.

Giúp doanh nghiệp vận hành quy trình hành chính tinh gọn

Có không ít các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang xử lý quy trình hành chính thông qua văn bản, giấy tờ, đơn từ-đề xuất bằng phương pháp truyền thống. Hoạt động theo phương pháp này vẫn đem lại hiệu quả nhưng các doanh nghiệp đang phải thừa nhận rằng, sự rườm rà và thừa thãi trong một số bước xử lý quy trình vẫn đang gây mất thời gian và không thật sự cần thiết. Do đó để hoạt động quản lý quy trình theo phương pháp truyền thống đạt hiệu quả và trở nên thích ứng với sự phát triển hiện đại ngày này thì cần phải có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Tùy vào từng ngành nghề, lĩnh vực cụ thể của từng doanh nghiệp sẽ có những quy định và quy trình vận hành phù hợp. Phổ biến nhất sẽ là những quy trình liên quan đến mối quan hệ và quyền lợi của người lao động với doanh nghiệp, cách thức vận hành và điều phối hoạt động trong văn phòng, hoặc những quy định xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân mỗi lao động. Bao gồm một số quy trình cơ bản như

Mỗi quy trình trên nếu vẫn sử dụng phương pháp quản lý truyền thống sẽ mất rất nhiều thời gian và công tác nghiệp vụ thừa thai không cần thiết. Hơn nữa, những hoạt động nhỏ lẻ trong mỗi quy trình đó lại được diễn ra hàng ngày, thường xuyên. Do vậy vô hình chung đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả giải quyết các công việc khác. Không kể sẽ mất một khối lượng thời gian khá lớn để xử lý từng hoạt động nhỏ trong từng quy trình đó. Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống quản lý tinh giản chung cho các hoạt động quy trình đó sẽ rất dễ dẫn đến sự lộn xộn, thừa thãi, chất lượng công việc đi xuống.