Quản Trị Mục Tiêu: Đừng Để Mục Tiêu Kinh Doanh Chỉ “Nằm Trên Giấy”

Như một người chủ doanh nghiệp, không ai muốn doanh nghiệp của mình không đạt tới những bức tranh lý tưởng, không có sự tăng trưởng liên tục và ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Các câu chuyện cảm hứng từ Google, Intel đã thúc đẩy nhiều chủ doanh nghiệp tại Việt Nam thử nghiệm hoặc áp dụng các mô hình quản trị mục tiêu, với hy vọng xây dựng hệ thống mục tiêu nhất quán và hiệu quả.

Tuy nhiên, sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn rất lớn. Có những tình huống gây khó khăn như sau:

• Lãnh đạo mất hàng tháng để lập kế hoạch mục tiêu, nhưng nhân viên không hiểu rõ và không đáp ứng được.
• Mục tiêu không bao giờ hoàn thành quá 80%, tất cả chỉ số đều thấp hơn kỳ vọng.
• Xảy ra mâu thuẫn khó hiểu, các đội đạt KPI nhưng tổng doanh nghiệp không đạt được.
• Nhân viên thiếu tính chủ động, chỉ thực hiện theo hướng dẫn của cấp trên.
• Cấp trên không theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu, chỉ có báo cáo kết quả vào cuối tháng.
• Không thể trả lời những câu hỏi thực tế về nguyên nhân thất bại hoặc chậm tiến độ, đầu việc do ai phụ trách,…

Kết quả là, sự kỳ vọng vào quản trị mục tiêu của doanh nghiệp ngày càng mờ nhạt sau nhiều lần thất bại. Nhiều lãnh đạo gần như từ bỏ và quay lại quản lý “tuỳ hứng” như trước đây. Mặc dù có nhiều lí do dẫn đến thất bại mục tiêu, nhưng nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, chúng ta nên xem xét lại cách chúng ta quản trị hệ thống mục tiêu của mình.

Đâu là lý do phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp thất bại trong xây dựng và quản trị mục tiêu?

Mơ hồ về khái niệm mục tiêu và đâu là mục tiêu đang hướng tới

Thực tế cho thấy nhiều lãnh đạo doanh nghiệp, dù đã lên kế hoạch và bắt đầu triển khai quản trị mục tiêu, nhưng doanh nghiệp vẫn bị mơ hồ và không đạt được hiệu quả như kỳ vọng.

Không có doanh nghiệp nào có thể chắc chắn rằng họ đang làm đúng. Nhiều người cho rằng họ đang quản trị mục tiêu tốt, nhưng thực tế lại không như vậy.

Founder của YCombinator – “vườn ươm khởi nghiệp quyền năng nhất thế giới” đã chia sẻ một câu chuyện đáng suy ngẫm. Ông hỏi các CEO liệu họ có tự tin rằng tất cả nhân viên đều biết đúng 3 mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp trong quý này hay không. 100% CEO đều khẳng định là “Có”, vì họ vừa thông báo điều này trong cuộc họp công ty một tuần trước. Nhưng khi ông hỏi trực tiếp nhân viên, kết quả gây ngạc nhiên, câu trả lời của mọi người đều khác nhau.

Nhiều lãnh đạo cũng không hiểu rõ “mục tiêu quản trị” của doanh nghiệp là gì. Nhiều người cho rằng KPI là mục tiêu duy nhất.

Tuy nhiên, KPI chỉ là con số đo lường để đánh giá hiệu quả công việc, dưới dạng số lượng, tỷ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng. Nhiệm vụ của người quản trị là xác định con số quan trọng cần đo lường và làm cho nó trở thành mục tiêu của doanh nghiệp. KPI về doanh thu có thể là mục tiêu ở một thời điểm nhất định, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp.

Thường thấy một nhân viên được giao KPI là 200 triệu doanh thu/tháng, nhưng không rõ tại sao và làm thế nào để đạt được nó. Nhân viên đó sẽ không biết mục tiêu 200 triệu đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty và cách để đạt được con số này là gì.

Nhiều lãnh đạo cũng lúng túng không biết mục tiêu thực sự của doanh nghiệp là gì. Vì vậy, họ sao chép, tham khảo mục tiêu từ các tổ chức khác và áp dụng cho doanh nghiệp của họ. Nhưng hệ thống mục tiêu đầy đủ này lại không hiệu quả, vì nó không phù hợp với bối cảnh và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp.
 

Phân bổ mục tiêu xuống các cấp không chính xác, thiếu tính nhất quán

Trong giai đoạn phân bổ mục tiêu từ cấp doanh nghiệp xuống các cấp phòng ban, đội nhóm và cá nhân, nhiều lãnh đạo đã gặp thất bại do vi phạm hai tiêu chí quan trọng của hệ thống mục tiêu: tính liên kết và tính kế thừa.

Tính liên kết trong hệ thống mục tiêu là sự kết nối giữa các tầng mục tiêu khác nhau: mục tiêu tổng quan của Công ty – mục tiêu của các phòng ban – mục tiêu của đội nhóm – và mục tiêu của từng cá nhân. Để đạt được mục tiêu ở tầng cao, các tầng thấp hơn cần đạt được mục tiêu riêng của họ. Nói cách khác, mục tiêu cấp thấp phải đồng nhất và góp phần đóng góp vào mục tiêu lớn hơn.

Tương tự, tính kế thừa của mục tiêu là sự liên kết qua các giai đoạn: mục tiêu của tháng sau cần kế thừa kết quả từ mục tiêu tháng trước, đạt mục tiêu trong từng tháng là điều kiện tiên quyết để đạt mục tiêu trong quý, và mục tiêu quý là điều kiện tiên quyết để đạt mục tiêu trong năm.

Tính liên kết và tính kế thừa là hai yếu tố quan trọng giúp kết nối nguồn lực sức mạnh của doanh nghiệp, thay vì chỉ là một “ma trận” gồm những mục tiêu rời rạc và không có logic với nhau. Chỉ khi đáp ứng được hai yếu tố này, các mục tiêu mà doanh nghiệp lập ra mới thực sự đúng đắn và mang lại giá trị thực tế.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã vi phạm ít nhất một trong hai tiêu chí này hoặc cả hai. Bên cạnh đó, nhiều lãnh đạo không định lượng được nguồn lực hiện có và không biết rõ nguồn lực nào sẽ cần thiết cho từng mục tiêu. Điều này dẫn đến việc phân bổ mục tiêu có thể quá nặng cho một phòng ban nhưng lại quá nhẹ ở một phòng ban khác.
 

Không chú trọng vào hoạt động thực thi mục tiêu

Doanh nghiệp thường gặp nhiều lỗi khi thực thi mục tiêu.

Thứ nhất, nhiều lãnh đạo chú trọng quá nhiều vào việc lập kế hoạch mục tiêu mà bỏ qua thực hiện. Các mô hình như OKR, dù hấp dẫn, nhưng khó áp dụng đúng cách. Các vấn đề về việc viết mục tiêu chính xác, liên kết giữa các mục tiêu và thời gian cho việc thực hiện khiến cho quá trình thực thi gặp nhiều khó khăn.

Thứ hai, lãnh đạo không nhấn mạnh tầm quan trọng của mục tiêu và không phổ cập chúng cho toàn thể nhân viên. Nếu mục tiêu chỉ là lời tuyên bố trong cuộc họp và không được đẩy mạnh, nhân viên sẽ không có động lực thực hiện.

Thứ ba, lãnh đạo không theo dõi sát sao việc thực hiện mục tiêu của nhân viên. Việc thiếu đi sự theo dõi và đánh giá thường xuyên khiến cho mục tiêu có thể bị lệch hoặc chậm tiến độ. Mất kiểm soát và thiếu màn hình theo dõi liên tục khiến cho quá trình thực hiện bị lơ đễnh hoặc không kiểm soát được.

Nhìn chung, những lỗi này làm cho việc thực hiện mục tiêu trở nên khó khăn và đòi hỏi sự cải thiện trong quá trình quản trị mục tiêu của doanh nghiệp.

Giải pháp cho những sai lầm trong xây dựng và quản trị mục tiêu

Trong quá trình quản trị mục tiêu, những vấn đề thường xuyên đã làm cho cách lên chiến lược truyền thống không còn hiệu quả. Một trong những điểm yếu nổi trội là không có sự song song giữa quá trình thực thi mục tiêu và quá trình theo dõi thực hiện mục tiêu. Điều này dẫn đến việc không có một điểm nhìn trực quan để giám sát toàn bộ các mục tiêu đang được thực hiện và đóng góp của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.

Để khắc phục những thách thức này, dưới đây là một số giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý mục tiêu: Đầu tiên, doanh nghiệp nên đầu tư vào các công nghệ và phần mềm quản lý mục tiêu tiên tiến. Các công cụ này giúp tạo ra một hệ thống liên kết giữa các mục tiêu ở các cấp độ khác nhau, từ mục tiêu tổng quan của doanh nghiệp đến mục tiêu của từng cá nhân. Đồng thời, nó cũng cho phép lãnh đạo theo dõi hiệu quả thực hiện mục tiêu, đánh giá tiến độ và xem xét kết quả một cách trực quan.

• Thiết lập hệ thống đánh giá liên tục: Điểm quan trọng khác là doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống đánh giá liên tục, thường xuyên. Điều này đảm bảo rằng mục tiêu không chỉ là một lời tuyên bố đẹp mà không được thực hiện. Thông qua việc theo dõi và đánh giá thường xuyên, lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình thực tế và sửa đổi chiến lược theo hướng phù hợp.

• Xây dựng môi trường khích lệ và thúc đẩy động lực: Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc khích lệ, nơi mà nhân viên được động viên và thúc đẩy động lực để đạt được mục tiêu. Lãnh đạo nên truyền đạt mục tiêu một cách rõ ràng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể thể hiện tài năng và sáng tạo trong công việc.

• Đề cao tinh thần đồng đội và cộng tác: Cuối cùng, tinh thần đồng đội và cộng tác giữa các bộ phận, các đội nhóm là vô cùng quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Sự hỗ trợ và làm việc chung giúp tăng cường tính liên kết giữa các mục tiêu và đảm bảo rằng tất cả đều hướng về cùng một mục tiêu chung.

Tổng hợp, để vượt qua những khó khăn trong quá trình quản trị mục tiêu, doanh nghiệp cần áp dụng những giải pháp hiện đại và tạo ra môi trường làm việc khích lệ và đồng hành cùng nhân viên trong việc đạt được mục tiêu đề ra.