Lý Thuyết POLC: Nền Tảng Quản Trị Cho Nhà Lãnh Đạo

Mô hình POLC là gì?

POLC là một khung lý thuyết vô cùng quan trọng, với 4 chức năng cốt lõi của quản trị được thể hiện qua viết tắt của 4 từ:

• Planning: Lập kế hoạch
• Organizing: Tổ chức
• Leading: Lãnh đạo
• Controlling: Kiểm soát

Bốn chức năng này tương tác một cách mật thiết trong việc điều hành một tổ chức. Tuy không phải tất cả các cấp độ quản lý đều tham gia thực hiện cả bốn vai trò này, và chúng cũng không nhất thiết phải xuất hiện đồng thời trong mọi nhiệm vụ hàng ngày của mỗi nhà quản lý. Tuy nhiên, việc phân chia rõ ràng các chức năng của POLC giúp ta có cái nhìn tổng thể về công việc của mình và xác định các bước tiến hành tiếp theo một cách hiệu quả.

Vai trò chính, nhiệm vụ cụ thể và những thách thức quan trọng liên quan đối với mỗi chức năng lãnh đạo là mục tiêu cốt yếu của việc hiểu và áp dụng POLC trong thực tế quản trị. Điều này giúp mọi nhà quản lý không chỉ hiểu rõ hơn về vai trò của mình mà còn phát triển khả năng đưa ra quyết định và thực hiện hành động đúng mục tiêu.

Thách thức chính đối với từng chức năng cốt lõi của quản trị theo mô hình POLC 

Là một tập đoàn hàng đầu trong ngành công nghiệp đồ uống, Coca-Cola đã mở rộng đến gần 400 thương hiệu trên 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, phục vụ 1.5 tỷ người hàng ngày. Tuy nhiên, khi gia nhập thị trường Pakistan vào năm 1996 – sau hơn 17 năm so với đối thủ Pepsi, người đã chiếm ưu thế ở quốc gia có dân số 200 triệu người này, Coca-Cola đã phải đối mặt với thách thức lớn trong việc cạnh tranh và phát triển tại thị trường này.

Vào thời điểm đó, Coca-Cola phải đối mặt với câu hỏi làm thế nào để thay đổi tình thế và cạnh tranh với Pepsi. Cụ thể, họ đã thực hiện như thế nào? Coca-Cola đã thành công bằng cách xây dựng tầm nhìn chiến lược tập trung vào khách hàng. Họ nghiên cứu kỹ về khách hàng mục tiêu và phát triển chiến dịch âm nhạc trực tuyến mang tên Coke Studio, kết hợp với các ca sĩ nổi tiếng người Pakistan như Rohail Hayat. Chiến dịch âm nhạc này nhanh chóng trở nên phổ biến và thành công. Sau đó, Coca-Cola đã mở rộng chiến dịch này tới các thị trường khác.

Ngoài việc xây dựng thương hiệu, Coca-Cola còn đầu tư vào nâng cao khả năng sản xuất và phân phối. Môi trường cơ sở hạ tầng và tình trạng mất điện thường xuyên ở Pakistan là thách thức lớn. Tuy nhiên, Coca-Cola đã thành công trong việc mở rộng nhà máy và hệ thống phân phối bán lẻ bằng cách duy trì chất lượng sản phẩm ở nhiệt độ lý tưởng cho người tiêu dùng cuối cùng.

Từ case study của Coca-Cola, rõ ràng thấy vai trò của lãnh đạo trong việc tạo ra sự thay đổi và kết quả xuất sắc. Tuy vậy, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của nhân viên thực hiện tầm nhìn. Thực thi đúng cũng quan trọng, nhưng để tạo ra kết quả vượt trội, chiến lược của lãnh đạo đóng vai trò quan trọng.

Vậy, một nhà lãnh đạo tài ba sẽ đạt được gì cho tổ chức? Hãy xem xét cụ thể 4 vai trò quan trọng trong quản trị theo mô hình POLC và các thách thức tương ứng với từng vai trò.
 

Planning – Hoạch định chiến lược và mục tiêu

Planning, hoặc Lập kế hoạch, là bước đầu tiên và chói sáng trong mô hình quản trị POLC. Nó định hình toàn bộ hành trình tương lai của quy trình quản lý. Bước này bao gồm việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động để chạm đến những mục tiêu ấy.

Một kế hoạch chỉ mang ý nghĩa khi nó kết nối với tầm nhìn và sứ mệnh toàn cục của doanh nghiệp. Tương tự, như một hệ thống não cần hoạt động đúng cách để điều khiển cơ thể, việc thực hiện kế hoạch đòi hỏi sự phù hợp của các chiến lược thiết lập. Tất cả các yếu tố trong kế hoạch phải hài hòa và liên quan chặt chẽ với nhau.

Việc này thực sự gặp nhiều thách thức và khó khăn hơn cái mà chúng ta có thể tưởng tượng. Những thách thức của việc xây dựng kế hoạch nhất quán nằm ở:

• Sự nhất quán giữa mục tiêu và chiến lược: Có thể mục tiêu đã đặt ra nhưng không thực sự đo lường được hiệu quả của chiến lược, dẫn đến việc không thể tối ưu hóa hiệu suất.

• Sự nhất quán giữa các mục tiêu: Cần phải đảm bảo rằng các mục tiêu không tạo ra cạnh tranh trong việc ưu tiên. Đôi khi việc tập trung vào mục tiêu này có thể yêu cầu hy sinh mục tiêu khác.

• Sự nhất quán giữa các hướng đi chiến lược: Một tổ chức không thể cùng lúc thực hiện một chiến lược mở rộng sản phẩm và tinh chỉnh sản phẩm, vì điều này có thể dẫn đến hiệu suất không tốt ở cả hai lĩnh vực.

Sự nhất quán trong chiến lược không chỉ là thách thức trong việc lập kế hoạch mà còn trở thành bài toán phức tạp hơn trong quá trình thực hiện. Bởi vậy, việc thiết kế một tổ chức nhất quán và hợp nhất từ mọi khía cạnh đang là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo trong thời điểm hiện tại.
 

Organizing – Xây dựng sơ đồ tổ chức & Thiết kế công việc

Organizing, hay còn gọi là Tổ chức, là bước thứ hai trong quy trình quản trị, liên quan đến việc xây dựng cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được biểu diễn qua sơ đồ tổ chức, và có nhiều phương pháp khác nhau để tổ chức sơ đồ này, bao gồm theo bộ phận, chức năng, sản phẩm, dự án, khu vực địa lý hoặc khách hàng.

Trong chức năng Organizing, việc thiết kế công việc cũng đóng vai trò quan trọng. Thiết kế công việc định nghĩa nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân, cũng như cách thức thực hiện nhiệm vụ đó.

Thách thức quan trọng ở đây là quyết định hướng của các công việc riêng lẻ để tận dụng tối đa nguồn nhân lực trong tổ chức. Truyền thống cho rằng, việc chuyên môn hóa công việc sẽ đem lại hiệu quả cao hơn, với niềm tin rằng khi công việc càng hẹp, người thực hiện sẽ trở nên thành thạo hơn. Tuy nhiên, quá mức chuyên môn hóa có thể dẫn đến mệt mỏi và các kết quả tiêu cực như giảm hài lòng, tăng tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc.

Gần đây, nhiều tổ chức đang tìm cách đa dạng hóa thiết kế công việc. Một số công việc được thiết kế dựa trên nguyên tắc như trao quyền, luân chuyển vị trí và làm việc theo nhóm. Mục tiêu là tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi từ nhiều lĩnh vực khác nhau cùng với việc phát triển chuyên môn.

Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng cần phải đa dạng hóa hay theo hướng ‘T-shape’. Sự cân bằng giữa đa dạng hóa và chuyên môn hóa vẫn là một thách thức lớn cho nhiều nhà lãnh đạo. Phụ thuộc vào từng vị trí cụ thể, thiết kế công việc cần được điều chỉnh một cách phù hợp.

Leading – Dẫn dắt & Tạo ảnh hưởng

“Leading” – Vai trò này bao gồm hướng dẫn, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo xuất sắc không chỉ dẫn dắt và động viên tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho những cá nhân xung quanh, cả trong công việc và cuộc sống.

Nghiên cứu về hành vi và phong cách lãnh đạo cung cấp cái nhìn sâu sắc và hỗ trợ mạnh mẽ cho vai trò này. Tuy nhiên, trong thế giới đang chuyển biến nhanh chóng như hiện nay, điều kiện thị trường đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng lãnh đạo đặc thù. Trong số đó, quản lý sự thay đổi được coi là một trong những kỹ năng hàng đầu theo nghiên cứu của Đại học University of Queensland, được xếp vào “Top 5 xu hướng lãnh đạo quan trọng nhất năm 2021”.

Có thể bạn ngạc nhiên khi biết rằng một nửa số công ty trong “Danh sách Fortune 500 năm 2019” được thành lập trong giai đoạn kinh tế suy thoái. Thực tế là, nhiều công ty khởi nghiệp nổi tiếng ngày nay như Airbnb, Slack và Uber, đã ra đời trong thời kỳ khủng hoảng tài chính toàn cầu.

Bí quyết nằm ở việc áp dụng tư duy và khả năng quản lý để tận dụng sự thay đổi và vươn lên, thay vì để nó áp đảo. Nghiên cứu về cách ứng phó và lãnh đạo trong thay đổi, ví dụ như mô hình 8 bước quản lý thay đổi của John Kotter, sẽ là “bản đồ chỉ đường” cho doanh nghiệp đi đúng hướng và vượt qua những biến cố.

Controlling – Kiểm soát

Bước cuối cùng trong khung mô hình POLC là Kiểm soát (Controlling) – một giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng hiệu suất hoạt động không bị lệch khỏi tiêu chuẩn đã đặt ra.

Về quy trình thực hiện, việc kiểm soát bao gồm ba giai đoạn quan trọng:

• Xác định các tiêu chuẩn hoạt động.
• So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn đã đề ra.
• Thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.

Về cách tiếp cận thực hiện, có ba phương pháp chính để thực hiện kiểm soát, dựa trên ba khía cạnh quan trọng cần kiểm soát: hành vi, kết quả và con người. Cụ thể như sau:

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, với nhiều biến đổi, xu hướng toàn cầu hóa và yêu cầu về minh bạch của tổ chức lan truyền nhanh chóng, vai trò của hoạt động kiểm soát trở nên ngày càng quan trọng. Trong quá trình ra quyết định, người lãnh đạo không thể không dựa vào các công cụ kiểm soát và số liệu đo lường để xây dựng cơ sở cho lựa chọn hành động.

Ngoài ra, một trong những thách thức hàng đầu về kiểm soát hiện nay là việc áp dụng kiểm soát chiến lược để thực hiện phân tích và đề xuất cải tiến. Dữ liệu từ Sciencedirect cho thấy sự thay đổi trong ưu tiên của hoạt động kiểm soát: vào năm 2014, vai trò chính của kiểm soát trong tổ chức là cung cấp dữ liệu và báo cáo; tuy nhiên, vào năm 2019, vai trò này dần chuyển hướng để tập trung vào phân tích và tư vấn giải pháp. Tóm lại, các tổ chức ngày nay quan tâm ít hơn đến việc báo cáo dữ liệu đơn thuần, mà thay vào đó họ tập trung nhiều hơn vào việc thực thi và cải tiến.

Với yêu cầu ngày càng tăng về việc kiểm soát để cải tiến và thay đổi, thị trường hiện nay trở nên linh hoạt và nhạy bén hơn. Người lãnh đạo cần sẵn sàng nắm vững kiến thức, áp dụng các biện pháp chuyển đổi số, sử dụng công nghệ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa nền tảng… Tất cả những điều này thể hiện kỷ nguyên quản trị liên tục cải tiến. Trước khi bắt đầu hành trình cải tiến, liệu doanh nghiệp của bạn đã có đủ kiến thức và công cụ để cạnh tranh thành công?

Nhờ mô hình POLC, các khía cạnh quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát được hình thành, đem lại cho chúng ta một góc nhìn tổng quan về những nhiệm vụ cốt lõi của người quản lý. Dù dòng thời gian và công nghệ mang đến sự biến đổi cho thị trường, các công cụ hỗ trợ có thể tiến xa hơn, thay thế các công việc thủ công, nhưng các chức năng quản lý quan trọng và độc đáo vẫn mãi tồn tại. Qua bài viết này, TOPCEO mong rằng bạn sẽ có cái nhìn toàn diện, từ đó trở thành một nhà lãnh đạo chiến lược và dẫn dắt tổ chức của bạn đạt được sự thành công tốt hơn. Chúc bạn đạt được những thành tựu vượt bậc!