Quản Lý Dự Án: 4 Bước Lên Kế Hoạch Dự Án Hoàn Hảo

Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là quá trình xác định và sắp xếp các hoạt động, nhiệm vụ, tài nguyên và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án một cách hiệu quả. Trong giai đoạn này, những quyết định quan trọng về phạm vi, mục tiêu, kế hoạch tiến độ, nguồn lực, ngân sách và rủi ro của dự án được xác định và định hình.

Nhiều người cho rằng kế hoạch dự án (project planning) tương đương với lên lịch trình dự án (project schedule). Suy nghĩ sai lầm này đã dẫn đến sự hiểu lầm rằng kế hoạch dự án chỉ bao gồm danh sách công việc và các thời hạn đề ra. Tuy nhiên, điều đó chưa đúng, bởi một kế hoạch dự án cần có nhiều yếu tố hơn thế.

Việc lập kế hoạch dự án liên quan đến việc tổ chức các nhiệm vụ, phân chia trách nhiệm giữa các bên liên quan trước khi dự án được triển khai. Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong việc xử lý thông tin và giải quyết các xung đột về nghĩa vụ sau này. Một kế hoạch tốt phải bao gồm việc đề ra mục tiêu, xác định sản phẩm, chuẩn bị, triển khai, phối hợp và đồng thời đề xuất các kế hoạch bổ sung.

Tại sao kế hoạch quản lý dự án lại quan trọng?

Lên kế hoạch quản lý dự án đóng vai trò không thể thiếu trong việc hỗ trợ quá trình ra quyết định trong tương lai. Kế hoạch dự án cơ bản như một bức tranh tổng thể, tạo cho các bên liên quan trong dự án một hướng đi chung, đồng thời hạn chế những hiểu lầm và cung cấp các phương án giải quyết tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai.

Dưới đây là một số lợi ích từ việc thực hiện kế hoạch dự án:

• Xác định rõ các bên chịu trách nhiệm chính trong dự án.
• Bảo đảm rằng dự án được phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
• Đề ra các thông tin về chi phí, lịch trình và các vấn đề liên quan khác.
• Xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện dự án.
• Ngăn ngừa và quản lý rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

4 bước lập kế hoạch dự án mọi nhà quản lý cần ghi nhớ

Trước khi tạo ra một kế hoạch cụ thể, nhà quản lý cần nắm vững những yếu tố quan trọng mà một bản kế hoạch quản lý dự án cần bao gồm. Để nói cách khác, họ cần hiểu rõ về những khía cạnh mà họ sẽ quản lý. Có ba thành phần chính cần được quản lý trong tất cả các dự án, đó là ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc.

Hãy tưởng tượng quản lý dự án như mặt trên của một chiếc ghế và ba yếu tố ngân sách, thời gian và hiệu suất là ba chiếc chân, giữ cho chiếc ghế cân đối và ổn định. Khi một trong ba chân thay đổi kích thước, những chân còn lại cũng cần thay đổi tương ứng. Ví dụ, nếu yêu cầu về hiệu suất tăng lên, thời gian và ngân sách cần được điều chỉnh tăng theo tỷ lệ để duy trì sự cân bằng trong dự án. Điều quan trọng là, cốt lõi của việc lên kế hoạch quản lý dự án nằm ở việc quản lý ba yếu tố ngân sách, thời gian và hiệu suất sao cho chúng hoạt động một cách hài hòa, bảo đảm hiệu quả trong công việc.

Từ góc độ tổng quan, việc lập kế hoạch quản lý dự án bao gồm bốn bước chính:

• Project Goal: Xác định mục tiêu của dự án
• Project Deliverable: Xác định thời gian chuyển giao
• Project Schedule: Xây dựng lộ trình dự án
• Supporting Plans: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ

Bước 1: Project Goal – Xác định mục tiêu dự án

Sự thành công của một dự án dựa vào việc dự án đáp ứng được những mong muốn của các bên liên quan (stakeholders) hay không. Trong giai đoạn ban đầu, điều quan trọng là các nhà quản lý cần xác định chính xác những bên liên quan và sau đó tìm hiểu nhu cầu của họ.

Các bên liên quan có thể là:

• Nhà tài trợ
• Nhóm dự án tham gia vào việc tạo ra sản phẩm cuối cùng. Họ tham gia vào nhiều khía cạnh như phát triển, thiết kế, v.v., nhưng không có quyền phê duyệt dự án.
• Người dùng cuối (end-user)
• Các chuyên gia phân tích rủi ro, chuyên gia mua hàng, v.v.

Sau khi đã xác định các bên liên quan, nhà quản lý cần khám phá nhu cầu của họ và từ đó xác định các mục tiêu. Cách để thu thập thông tin từ các bên liên quan có thể là tổ chức cuộc họp, gặp gỡ cá nhân hoặc thực hiện các cuộc khảo sát.

Một dự án có thể có nhiều mục tiêu, nhưng quan trọng là đảm bảo rằng các mục tiêu tuân theo tiêu chí SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Achievable – có thể đạt được; Relevant – phù hợp; Time-bound – có thời hạn cụ thể). Sau khi hoàn thành việc thiết lập các mục tiêu, bước tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao.
 

Bước 2: Project deliverable – Xác định thời gian chuyển giao

Trong lĩnh vực quản lý dự án, có những thời điểm quan trọng ghi nhận việc giao nhận hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Những thời điểm quan trọng này được gọi là các phần chấp thuận (Deliverable). Quá trình giao nhận sản phẩm có thể được xem như là những dự án nhỏ bên trong khung của dự án lớn.

Các phần chấp thuận thường cụ thể và có khả năng đo lường. Đối tượng của việc giao nhận có thể là khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án. Các sản phẩm được giao nhận cũng rất đa dạng. Chúng có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch dự án.

Để quản lý quá trình giao nhận thời gian một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng những gợi ý sau:

• Xác định rõ các sản phẩm được giao nhận và nhu cầu của các bên liên quan.
• Đảm bảo rằng các yêu cầu đáp ứng tiêu chí SMART (Cụ thể – Có thể đo lường – Có thể đạt được – Thực tế – Có thời gian cụ thể).
• Chia nhỏ các sản phẩm giao nhận thành các giai đoạn để dễ dàng theo dõi hơn.
• Xác định các chỉ số đo lường cho mỗi lần giao nhận (ví dụ: số lượng, chất lượng, tính chất sản phẩm…). Điều này giúp tránh những thay đổi không mong muốn trong quá trình cung cấp sau này.
• Thiết lập thời gian giao nhận một cách rõ ràng và liên kết thời gian này với các điểm quan trọng khác trong dự án để theo dõi tốt hơn.
• Sử dụng các phần mềm quản lý dự án để tối ưu hóa quá trình.

Bước 3: Project Schedule – Xác định lộ trình dự án

Các mốc thời gian trong dự án nên bao gồm nhiều hơn chỉ ngày bắt đầu và kết thúc. Nhà quản lý cần phải xây dựng lịch trình cho mỗi phần trong dự án, từ giai đoạn triển khai, phát triển, đến cả những giai đoạn nhỏ nằm giữa chúng. Độ chi tiết của lịch trình giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm và cho các bên liên quan cơ hội hiểu rõ lộ trình tổng quan.

Quá trình tạo lịch trình dự án thường bao gồm bốn bước:

• Xác định nhiệm vụ cần thực hiện.
• Xác định mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
• Xác định tài nguyên cần dùng cho từng nhiệm vụ.
• Xác định thời gian hoàn thành.

Sau khi xác định thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần ghi rõ từng công việc cần thực hiện để đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Tiếp theo, xác định mối phụ thuộc giữa các công việc để định rõ thứ tự thực hiện. Điều này giúp nhà quản lý ưu tiên xử lý các công việc quan trọng trước.

Khi sắp xếp công việc, cần xem xét cẩn thận các mức phụ thuộc, vì chúng có thể tác động đến thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ và thậm chí cả dự án toàn bộ. Mức phụ thuộc có thể là Finish-to-start (A phải hoàn thành trước khi B bắt đầu), hoặc Start-to-start (A phải bắt đầu trước khi B bắt đầu).

Sau khi sắp xếp công việc một cách hợp lý, nhà quản lý sẽ xác định tài nguyên cần dùng. Điều này quan trọng vì nhiều tài nguyên thường cần sử dụng đồng thời, gây xung đột lịch trình. Nhà quản lý cần xem xét sự sẵn có của tài nguyên và sắp xếp thời gian sử dụng theo mức độ ưu tiên.

Tiếp theo, nhà quản lý xác định thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Thời gian hoàn thành có thể được đo bằng giờ, ngày, tuần hoặc thậm chí vài tháng tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Một lỗi phổ biến trong quản lý là không ước tính đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Khi điều này xảy ra, tất cả bên liên quan phải đẩy nhanh tiến độ và dẫn đến sự giảm chất lượng công việc.

Để lập kế hoạch cho các công việc một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo các dự án tương tự hoặc xem xét các vấn đề như lịch trình cá nhân, ngày nghỉ, tính sẵn sàng của tài nguyên và các yếu tố khác.
 

Bước 4: Supporting plans – Kế hoạch hỗ trợ

Một kế hoạch quản lý dự án hiệu quả không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ và phương án quản lý rủi ro. Các kế hoạch hỗ trợ bao gồm Kế hoạch Nhân sự, Kế hoạch Thông báo và Kế hoạch Quản trị rủi ro.

Kế hoạch Nhân sự: Xác định các cá nhân và tổ chức quan trọng trong dự án. Định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên đối với dự án, sau đó chỉ định số lượng và những người tham gia cụ thể cho từng nhiệm vụ.

Kế hoạch Thông báo: Tạo văn bản để thông báo cho các bên liên quan về người sẽ thông báo về tiến độ dự án và cách thức gửi thông tin. Thường sử dụng báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, mô tả tiến trình dự án và đạt được các mốc quan trọng.

Kế hoạch Quản trị rủi ro: Quản lý rủi ro là phần quan trọng trong quản lý dự án, tuy nhiên thường bị bỏ qua. Đối phó với nhiều rủi ro, nhà quản lý cần sắp xếp kế hoạch dự phòng và chuẩn bị cách giải quyết tình huống xấu.

Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro trong dự án:

• Đánh giá sai về thời gian và chi phí.
• Phản hồi chậm từ khách hàng.
• Giảm ngân sách đột ngột.
• Thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của các bên.
• Yêu cầu thay đổi từ bên liên quan khi dự án đã bắt đầu.
• Nhu cầu mới xuất hiện sau khi dự án đã bắt đầu.
• Giao tiếp không hiệu quả giữa các bên.
• Rủi ro liên quan đến tài nguyên.

Nhà quản lý có thể theo dõi rủi ro qua bản ghi chép. Bản ghi này liệt kê từng rủi ro và các biện pháp cụ thể để đối phó khi rủi ro xảy ra. Nhà quản lý cần xem xét thường xuyên, bổ sung rủi ro mới và biện pháp xử lý. Rủi ro không biến mất nếu không có biện pháp giải quyết. Hậu quả có thể là tiến độ dự án bị chậm hoặc thất bại.

Mặc dù việc lập kế hoạch dự án không còn xa lạ với các nhà quản lý, tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo ra một bản kế hoạch hiệu quả. Hãy phát triển khả năng lập kế hoạch thông qua bốn bước được đề cập ở trên và đồng thời cải thiện khả năng đánh giá thị trường của bản thân.