Hiệu Quả Làm Việc Thấp: Do Nhân Viên Hay Công Cụ Quản Lý?

Nếu hiệu quả làm việc không cải thiện dù bạn áp dụng bất kỳ biện pháp năng suất nào, có thể bạn cần điều tra sâu hơn để hiểu gốc rễ của vấn đề. Có khả năng rằng công cụ quản lý công việc bạn đang sử dụng có thể là nguyên nhân gây tụt hậu hiệu quả trong doanh nghiệp của bạn.

Vậy từ những nguyên nhân nào mà công cụ quản lý bạn đang áp dụng có thể tác động tiêu cực đến hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp?

Công cụ quản lý của bạn không còn bắt kịp với xu thế hiện nay

Trong thời đại Kỷ nguyên 4.0, khi công nghệ và tự động hóa đạt đến những bước tiến vượt bậc, ta có thể tự hỏi tại sao chúng ta vẫn phải dựa vào việc lập kế hoạch hay thời gian biểu bằng cách thủ công?

Vấn đề “lạc hậu” trong việc áp dụng công nghệ là một trong những lý do hàng đầu gây ra sự thiếu hiệu quả trong quá trình làm việc. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đang chấp nhận sử dụng cả nhân viên làm việc bán thời gian và nhân viên làm việc từ xa, tuy nhiên họ vẫn chưa áp dụng những công cụ quản lý trực quan, tự động và trực tuyến.

Thêm vào đó, môi trường kinh doanh ngày nay đối mặt với thách thức quản lý đồng thời nhiều dự án. Sự thiếu giao tiếp thường xuyên giữa quản lý và nhân viên, cũng như việc thiếu một công cụ quản lý trực quan để theo dõi và cập nhật tiến độ, dễ dàng khiến các dự án trở nên rối ren và khó kiểm soát. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí tài nguyên và thậm chí là các chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Vì vậy, cần nhận thức rõ ràng rằng, dù công nghệ đang phát triển vượt bậc, việc áp dụng chúng một cách hiệu quả trong quản lý vẫn đang gặp nhiều khó khăn. Để vượt qua tình trạng này, doanh nghiệp cần tìm kiếm những giải pháp phù hợp, như sử dụng các công cụ quản lý thông minh, để tối ưu hóa quy trình làm việc và tận dụng triệt để tiềm năng của Kỷ nguyên 4.0.

Bạn có công cụ quản lý, nhưng nhân viên của bạn hoàn toàn không biết cách sử dụng nó

Trong tình hình hiện tại, bạn đã trang bị cho tổ chức của mình một công cụ quản lý mạnh mẽ. Tuy nhiên, thách thức nảy sinh khi nhận thấy rằng đội ngũ nhân viên của bạn chưa thể tận dụng triệt để tiềm năng của công cụ này do thiếu kiến thức về cách sử dụng. Tình trạng này không chỉ xuất hiện ở tổ chức của bạn mà còn là vấn đề phổ biến tại đa số các doanh nghiệp, đặc biệt là với những nhân viên mới gia nhập hoặc những cá nhân tham gia làm việc bán thời gian.

Có thể thấy, việc sở hữu một ứng dụng quản lý đắt đỏ là bước quan trọng, tuy nhiên điều quan trọng hơn cả là tính thân thiện, trực quan và dễ sử dụng của nó. Chỉ khi công cụ này thỏa mãn những yếu tố trên, nó mới có thể thực sự đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.

Sau khi đã lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp, công việc tiếp theo là cung cấp cho đội ngũ của bạn những kiến thức cần thiết để sử dụng nó một cách hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc tổ chức các khóa đào tạo trực tiếp. Dù cho công việc này có vẻ không dễ dàng, nhưng với sự tối ưu hóa của phần mềm, mọi thứ trở nên thấm thía hơn.

Việc quản lý doanh nghiệp cần sự kết hợp giữa công cụ quản lý mạnh mẽ và khả năng sử dụng hiệu quả từ phía nhân viên. Để đảm bảo rằng công cụ được tận dụng triệt để, không chỉ cần chọn lựa một ứng dụng thích hợp mà còn cần dành thời gian để giúp đội ngũ của bạn làm quen và nắm vững nó.

Công cụ quản lý ở đó, nhưng tiến độ công việc đang ở đâu?

Một rào cản khác góp phần làm giảm hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp xuất phát từ việc tiến độ công việc không được giám sát một cách chủ động và nghiêm ngặt. Tâm lý phổ biến của nhân viên khi thực hiện một dự án là họ thường rất khó khăn khi phải báo cáo thường xuyên, vì họ cho rằng việc này sẽ mất nhiều thời gian quý báu. Do đó, họ thường “nén” thông tin về tiến độ cho đến khi công việc hoàn thành, trừ khi được yêu cầu cung cấp thông tin.

Trong khi đó, bạn là người quản lý, nhưng cũng không có cách nào để theo dõi mức hoàn thành công việc của nhân viên một cách chủ động. Điều này dẫn đến việc bạn phải yêu cầu từng người báo cáo để biết được tiến độ của dự án. Thực tế này gây mất thời gian cho cả hai phía, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.

Nếu phần mềm bạn đang sử dụng chỉ tập trung vào một khía cạnh cụ thể như lập kế hoạch hoặc phân công công việc, hoặc thậm chí việc cập nhật tiến độ thông qua một phần mềm phức tạp mất thời gian ngang bằng việc gửi báo cáo trực tiếp, có thể bạn nên dừng việc trách móc nhân viên và xem xét cải thiện công cụ của mình.

Từ những nguyên nhân mà chúng ta đã thảo luận, có lẽ bạn đã nhận ra rõ ràng những hậu quả nghiêm trọng mà một phần mềm quản lý không hiệu quả có thể tạo ra đối với hiệu suất làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Mặc dù có thể nhân viên có vai trò trong vấn đề này, thì thực tế là họ thường gánh chịu tình trạng chậm tiến và tốc độ thay đổi chậm do họ đã quá quen thuộc với quy trình làm việc cũ mà họ đã làm trong thời gian dài. Sự sợ hãi thay đổi và áp dụng những giải pháp mới và toàn diện hơn cũng là một phần trong lý do mà họ không thể tránh khỏi.