8 Bí Quyết Quản Lý Dự Án Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Đó là lý do tại sao, những người quản lý cần phải nắm vững 8 bí quyết dưới đây, đây cũng chính là 8 kinh nghiệm thực tế được học từ các nhà quản lý dự án nổi tiếng, giúp tránh xa khỏi những thiếu sót và sai lầm không đáng có khi triển khai một dự án mới

Giữ sự trao đổi thông tin suốt giữa các bên liên quan đến dự án

Theo các con số thống kê mà IT Cortex đã công bố, có một thực tế đáng ngạc nhiên là có đến 57% trong tổng số các dự án đã thất bại do thiếu đi sự duyệt thông tin liên tục và liên quan trong suốt quá trình thực hiện.

Việc kết nối và trao đổi thông tin không chỉ liên quan đến việc tương tác với khách hàng và các nhà đầu tư, mà còn bao gồm cả việc duy trì một luồng thông tin liên tục giữa các thành viên nội bộ của dự án. Trong việc duy trì sự liên lạc với khách hàng và các nhà đầu tư, những người quản lý có thể nắm vững những yêu cầu cụ thể và mục tiêu chi tiết của dự án, qua đó xây dựng một kế hoạch thực hiện hiệu quả.

Việc duy trì sự trao đổi liên tục giữa các thành viên nội bộ của dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi người luôn cập nhật với những thông tin mới nhất và có khả năng tự áp dụng sự thay đổi đó vào công việc hàng ngày. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách tránh việc bắt đầu từ đầu trong việc hiểu biết về tình hình, mà còn giúp tránh những công việc không cần thiết do sự không rõ ràng trong việc phân chia nhiệm vụ.

Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án

Tránh tình trạng “cha chung không ai khóc” trong quá trình quản lý dự án là một điều vô cùng quan trọng. Để đảm bảo sự hiệu quả, mọi nhiệm vụ cần được phân chia một cách cụ thể và rõ ràng, với sự chỉ định cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm người có trách nhiệm. Áp dụng nguyên tắc quản lý dự án này không chỉ mang lại sự minh bạch mà còn tạo nên một môi trường làm việc trong sáng và minh bạch trong tổ chức.

Khi mọi người thấy rõ ràng về nhiệm vụ của mình và biết rõ ai đang chịu trách nhiệm cho từng phần của dự án, điều này sẽ thúc đẩy tinh thần tự quản lý bên trong tổ chức. Thành viên sẽ có động cơ hơn để chủ động tiếp cận công việc, thể hiện sự cố gắng và tinh thần dám làm dám chịu trách nhiệm. Sự rõ ràng trong phân chia trách nhiệm cũng giúp tránh được tình trạng trách nhiệm mơ hồ hoặc trách nhiệm bị trôi nổi, đồng thời tạo điều kiện cho sự đổi mới và cải tiến.

Khi các thành viên thấy mình có vai trò quan trọng trong dự án và có khả năng tham gia tích cực, họ sẽ có xu hướng đề xuất ý tưởng mới, thử nghiệm các giải pháp đột phá và chủ động tìm kiếm cách để cải thiện quy trình làm việc. Từ đó, việc phân chia rõ ràng trách nhiệm không chỉ là về việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn tạo nên một tinh thần sáng tạo và trách nhiệm trong tổ chức.

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro

Căn cứ theo kết quả khảo sát mà PWC đã tiến hành, trong danh sách những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% trong số đó là những dự án mà các nhà quản lý đã luôn sẵn sàng xây dựng các kịch bản dự phòng để đối phó với những tình huống bất lợi có thể xuất hiện.

Khi chúng ta đưa một dự án mới vào giai đoạn triển khai, không thể tránh khỏi những yếu tố rủi ro mà chúng ta không thể hoàn toàn kiểm soát hoặc dự đoán trước. Đó là lý do tại sao việc chuẩn bị nhiều kịch bản dự phòng để ứng phó với các tình huống khó khăn là một cách tiếp cận thông minh và chiến lược đối với các nhà quản lý dự án.

Từ việc đưa ra những phương án dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn đến việc sắp đặt một đội ngũ “đặc nhiệm” dành riêng cho việc xử lý các tình huống khẩn cấp, tất cả đều phản ánh tinh thần mạnh mẽ và quyết liệt của nhà quản lý trong việc đảm bảo sự thành công của dự án.

Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng

Việc xây dựng một bản kế hoạch toàn diện đóng vai trò quan trọng, thậm chí có thể nói là chìa khóa quyết định, để đảm bảo rằng dự án mà bạn đang thực hiện có thể tuân thủ tiến độ và đạt được những mục tiêu đề ra một cách như mong đợi. Bản kế hoạch hoàn chỉnh mang theo nó sự minh bạch và chỉ đạo, giúp cả nhóm dự án hiểu rõ phải thực hiện những công việc gì và ưu tiên các nhiệm vụ nào tại từng giai đoạn thời gian cụ thể.

Được trang bị với một bản kế hoạch rõ ràng, cả đội ngũ dự án sẽ hiểu rõ hơn về hướng đi cụ thể và các bước cần thực hiện. Việc xác định những công việc cần thực hiện và ưu tiên chúng theo thời gian sẽ giúp tạo ra một sự hiệu quả vượt trội trong quản lý dự án. Điều này cũng giúp tránh tình trạng lạc hướng, tập trung vào việc quản lý tài nguyên một cách tốt nhất và tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

Điểm quan trọng khác nằm ở việc bản kế hoạch hoàn chỉnh cung cấp cho bạn một khung thời gian cụ thể để thực hiện và đánh giá tiến độ. Các chỉ số và tiêu chí trong kế hoạch sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá sự tiến triển và xác định những điểm cần điều chỉnh. Điều này không chỉ tạo ra sự minh bạch mà còn giúp bạn có khả năng thay đổi linh hoạt để đảm bảo dự án duy trì đúng hướng và đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi không ngờ.

Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng

Trong một số quy trình làm việc cụ thể, việc tạo và duy trì các loại tài liệu là điều không thể thiếu: Ví dụ, đội phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc một cách hiệu quả nếu không có tài liệu về yêu cầu dự án; bộ phận Marketing cần các tài liệu liên quan đến thị trường để xây dựng chiến lược quảng cáo phù hợp; bộ phận Sales cần một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để giới thiệu cho khách hàng. Điều này cũng áp dụng cho vô vàn loại tài liệu khác có thể phát sinh suốt quá trình triển khai dự án. Vì vậy, việc tạo tài liệu từ những yếu tố quan trọng không chỉ giúp đảm bảo việc chia sẻ thông tin giữa các nhóm dự án một cách hiệu quả, mà còn là nền tảng để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định quan trọng liên quan đến dự án.

Tuy nhiên, cần hạn chế việc tạo tài liệu cho những yếu tố thủ tục không cần thiết, bởi đây có thể trở thành tội ác tiêu tốn thời gian của tổ chức. Dựa trên kinh nghiệm quản lý dự án dài hạn, bạn sẽ nhận ra rằng, tất cả cuối cùng khách hàng quan tâm đến là kết quả cuối cùng có đáp ứng mong đợi hay không. Điều này đáng chú ý hơn bất cứ hệ thống tài liệu phức tạp nào.

Duy trì các cuộc họp định kỳ

Những cuộc họp này đóng vai trò vô cùng quan trọng và thiết thực cho cả khách hàng và nhóm dự án, mang lại nhiều giá trị hơn là chỉ là một phần không thể thiếu trong lịch trình công việc. Về phía khách hàng, các buổi họp này cung cấp cơ hội quý báu để họ không chỉ nghe báo cáo về tiến trình của dự án mà còn có thể bổ sung những yêu cầu mới hoặc thay đổi, đồng thời thể hiện rõ sự quan tâm và tương tác tích cực trong quá trình thực hiện.

Đối với nhóm dự án, những buổi họp không chỉ đơn thuần là một cơ hội đánh giá, mà còn là một khung thời gian quý báu để họ tổng kết lại toàn bộ công việc đang được thực hiện. Những thành tựu và tiến bộ đã đạt được trong giai đoạn trước sẽ được cập nhật và đánh giá, từ đó xác định được những điểm mạnh và hướng đi tiếp theo. Ngoài ra, việc chia dự án thành các mốc thời gian cụ thể trong các cuộc họp này giúp tạo ra sự cụ thể hóa trong việc quản lý. Các mốc thời gian này tạo nền tảng cho việc theo dõi và điều chỉnh, giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về sự phát triển và có khả năng can thiệp kịp thời nếu cần.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc và dự án

Trong danh sách các tổ chức hoạt động hiệu quả, có đến 87% doanh nghiệp đã tiến xa bằng cách sử dụng ít nhất một phần công cụ quản lý công việc và dự án (Theo Information Week).

Điều này phản ánh một trong những trải nghiệm quản lý thực tế và đáng giá, phù hợp với sự phức tạp của môi trường kinh doanh ngày nay. Trong một thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như Excel và Email đã thể hiện sự mạnh mẽ của chúng, hỗ trợ quá trình theo dõi tiến độ và truyền tải thông tin một cách tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, với sự xuất hiện mạnh mẽ của Cách mạng Công nghiệp 4.0, các công cụ truyền thống này đã trở nên cảm thấy hạn chế và không còn đáp ứng được các yêu cầu đa dạng và phức tạp của thế giới kinh doanh ngày nay.

Điều này đã thúc đẩy một cuộc cách mạng trong ngành quản trị, dẫn đến sự xuất hiện của các nền tảng quản lý hiện đại và tiên tiến, đại diện cho xu hướng mới trong ngành. Thực tế đã chỉ ra rằng các công cụ truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp và đa dạng. Do đó, sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và quản lý – như nền tảng E-management – đang trở thành sự lựa chọn chính xác để giải quyết những thách thức này.

Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến

Bản chất của mỗi dự án luôn thay đổi liên tục. Nếu nhà quản lý khép nép trong những thói quen cũ, quan niệm cũ và cách tiếp cận cũ, dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được thành công hoặc thậm chí không thể đáp ứng được những kỳ vọng đã đề ra. Do vậy, với tư cách người lãnh đạo, sự nhạy bén trở thành yếu tố thiết yếu – bạn cần phải dễ dàng tiếp nhận những cách thức mới, phương pháp mới và đáp ứng những yêu cầu mới (với giới hạn của nhóm dự án). Điều này đòi hỏi bạn phải linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những cải tiến để đảm bảo kết quả cuối cùng được đạt đến mức tốt nhất.

Trong môi trường dự án không ngừng thay đổi, khả năng thích nghi nhanh chóng và mở rộng tầm nhìn là vô cùng quan trọng. Thay vì tuân theo những lối tư duy cố định, bạn cần đón nhận sự thay đổi và sẵn sàng tìm kiếm những cách tiếp cận mới để đối phó. Không chỉ giới hạn bởi những hạn chế hiện tại, bạn nên khám phá những cơ hội mới mẻ và đặt ra những mục tiêu thúc đẩy sự cải tiến liên tục.

Áp dụng 8 kinh nghiệm quản lý dự án là cách giải quyết hiệu quả bài toán điều phối tổng thể. Tuy nhiên, thành công dự án còn phụ thuộc vào việc bạn thực hiện và thích nghi trong thực tế, là vai trò quan trọng của người lãnh đạo.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy cân nhắc tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.