Cách Xử Lý Khủng Hoảng Trong Quản Lý Dự Án

Có lẽ không có gì khiến người quản lý dự án lo sợ hơn là nhận được thông báo rằng dự án đã vượt quá ngân sách hoặc toàn bộ thành viên trong dự án đều bị ốm và nghỉ làm. Những tình huống này không phải là hiếm và những tình huống thậm chí còn phức tạp hơn đã từng xuất hiện trong quá khứ. Theo Định luật Murphy, hay còn gọi là Định luật bánh bơ, “Nếu một điều xấu có thể xảy ra, nó sẽ xảy ra vào thời điểm tệ nhất.”

Các tình huống khủng hoảng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như sự cắt đứt nguồn tài chính, vấn đề liên quan đến an ninh mạng và bảo mật thông tin, vấn đề liên quan đến quan hệ công chúng, thiếu hụt kỹ thuật hoặc tài nguyên, cường độ công việc vượt quá khả năng quản lý, và nhiều vấn đề khác. Trong trường hợp khủng hoảng xảy ra, nếu người quản lý dự án không thể đối mặt một cách thận trọng và thiếu các kỹ năng cần thiết, hậu quả có thể rất nghiêm trọng, thậm chí dự án có thể bị tạm ngưng, gây tổn thương đến danh tiếng của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và nhân viên. Vì vậy, dù bạn đang đối mặt với bất kỳ khó khăn nào, hãy tìm hiểu bài viết dưới đây và ghi nhớ “Phương pháp 5 bước giải quyết khủng hoảng trong quản lý dự án” được đề xuất bởi những chuyên gia hàng đầu về giải quyết tình huống khẩn cấp.

Mỗi tình huống khủng hoảng thường đi qua ba giai đoạn chính:

• Trước khủng hoảng
• Trong khủng hoảng
• Sau khủng hoảng.

Cùng TOPCEO khám phá trong từng giai đoạn này, những gì mà người quản lý cần thực hiện để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu thiệt hại mà các tình huống khủng hoảng gây ra cho dự án và doanh nghiệp của mình.

Trước khủng hoảng

Ngăn ngừa khủng hoàng

Bước khởi đầu quan trọng nhất trong việc quản lý tình huống khủng hoảng là đối mặt với tình huống đó trước khi cần phải quản lý nó. Có lẽ không có cách nào tốt hơn để xử lý một vấn đề hơn là ngăn ngừa nó xảy ra từ ban đầu, phải không?

Chúng tôi không đề xuất bạn trở thành người bi quan, nhưng việc cân nhắc những tình huống tồi tệ nhất là cần thiết. Để làm điều này, hãy luôn lấy học hỏi từ những nguồn sau:

• Kinh nghiệm của các quản lý dự án trước đó: Điều này giúp bạn tìm hiểu cách họ đã đối mặt và giải quyết tình huống khủng hoảng.

• Nghiên cứu về các quản lý dự án đã trải qua khủng hoảng: Tìm hiểu cách họ đã ứng phó có thể là nguồn thông tin quý báu.

• Thông tin thị trường trong ngành của bạn: Hiểu rõ về xu hướng và sự biến đổi trong ngành có thể giúp bạn phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn.

• Phân tích truyền thông trong ngành của bạn: Theo dõi cách mà các doanh nghiệp khác đối phó với các tình huống khủng hoảng có thể cung cấp cái nhìn bổ ích.

• Các xu hướng truyền thông trong ngành của bạn: Hiểu về cách truyền thông thay đổi trong ngành có thể giúp bạn tạo ra các phản ứng hiệu quả hơn khi cần.

Hãy tận dụng những nguồn thông tin và kinh nghiệm trên để tạo nền tảng mạnh mẽ cho việc quản lý tình huống khủng hoảng một cách hiệu quả.

 
Xây dựng các kế hoạch dự phòng chi tiết với đội ngũ quản lý khủng hoảng

Tạo ra các phương án dự phòng là một thách thức lớn khi bạn làm việc đơn lẻ. Bên cạnh việc lập kế hoạch dự phòng khủng hoảng cùng với đội ngũ, bạn cần một nhóm “đội quân đặc biệt” để quản lý tình huống khẩn cấp. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, nhóm này có thể bao gồm từ hai người đến hai mươi người.

Người quản lý dự án thông thái sẽ tập trung ít nhất một cá nhân, hoặc những người đứng đầu các bộ phận khác nhau và đào tạo họ về cách tiếp cận và giải quyết khi khủng hoảng xuất hiện. Nhóm này cũng chịu trách nhiệm xử lý hậu quả của khủng hoảng trong phạm vi chức năng của họ.

Ngoài người điều hành, nhóm “đội quân đặc biệt” quản lý khủng hoảng bao gồm người đứng đầu các bộ phận sau:

• Bộ phận Nhân sự
• Bộ phận Kinh doanh
• Bộ phận Tiếp thị
• Bộ phận Công nghệ
• Bộ phận Quan hệ công chúng (nếu có)

Mỗi đại diện từ mỗi bộ phận cần theo dõi chính xác bất kỳ biểu hiện sai lệch nào trong quá trình kế hoạch và triển khai dự án. Bạn cần hợp tác và phát triển các phương án dự phòng cùng với từng người trong nhóm. Đồng thời, đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm “đội quân đặc biệt” được đào tạo để hiểu về các rủi ro và thực hiện ngay lập tức các biện pháp xử lý sự cố theo kế hoạch.

Hãy nhớ rằng, bạn có thể cảm thấy trách nhiệm phải tự mình giải quyết mọi vấn đề. Tuy nhiên, người quản lý xuất sắc luôn biết khi nào cần sự hỗ trợ. Nếu bạn xây dựng nhóm từ khi bắt đầu dự án, bạn không chỉ chuẩn bị tốt hơn cho bất kỳ tình huống khẩn cấp nào mà còn gây ấn tượng mạnh với sự pro-active và nhạy bén của bạn đối với đồng đội.

Trong khủng hoảng

Giữ một cái đầu lạnh và tinh thần lạc quan

Bạn chính là người điều khiển chiếc thuyền, bất kể là trong bình yên hay trước cảnh nguy khốn. Đoàn viên dưới quyền sẽ phụ thuộc vào bạn để nhận hướng dẫn và sự hỗ trợ, trong khi cấp trên cần bạn thông báo tình hình và điều chỉnh tình thế một cách linh hoạt. Sự hoảng loạn và lo sợ chỉ khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn, khiến mọi thứ mất đi sự ổn định. Nếu bạn giữ được sự bình tĩnh, đội ngũ của bạn cũng sẽ làm như vậy. Vì thế, hãy đứng lên và làm người điều dẫn đầu. Khi đội của bạn nhận thấy rằng bạn vẫn bình tĩnh, tập trung và lạc quan, họ sẽ học hỏi hành vi từ bạn và được truyền cảm hứng.

 
Làm chủ khủng hoảng

Bước đầu tiên khi đối mặt với tình huống khủng hoảng là ngăn chặn sự lan rộng tiếp theo của nó. Bạn có khả năng kiểm soát và sau đó thực hiện biện pháp để loại bỏ nó. Để vượt qua khủng hoảng, bạn cần:

• Hành động kịp thời và quyết đoán
• Thu thập mọi dữ liệu thực tế liên quan
• Quản lý cả các kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài, và khuyến khích các ý tưởng mới để đối phó với khủng hoảng

Khi bạn đã có toàn bộ thông tin và dữ liệu, cùng với sự kiểm soát đúng đắn về truyền thông, bạn có thể tiến hành giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng

Khi đã kiểm soát được tình hình khủng hoảng và ngăn chặn sự lan rộng, thời điểm đã đến để bắt đầu khắc phục thiệt hại và định hướng lại nhóm của bạn. Bước đầu tiên trong việc tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của cuộc khủng hoảng là xác định nguồn gốc vấn đề từ bộ phận hoặc phòng ban nào. Tiếp theo, bạn cần gặp người quản lý và nhóm của họ để hiểu rõ nguyên nhân và thoroughly kiểm tra mức độ mà mỗi thành viên có trách nhiệm. Không nhất thiết rằng chỉ có thành viên trong nhóm là nguyên nhân gây ra vấn đề. Hãy xem xét lại tất cả các thông tin bạn đã thu thập và tổ chức một cuộc họp để cùng nhóm thảo luận về cách ngăn chặn cuộc khủng hoảng này tái diễn và ngăn ngừa hiệu quả hơn trong tương lai.

Sau khủng hoảng

Chỉ vì bạn đã vượt qua tình huống khủng hoảng và quay trở lại với công việc hàng ngày không có nghĩa rằng việc xử lý tình huống đó đã hoàn tất. Hãy nhớ lại tầm quan trọng của việc duy trì sự giám sát, phải không? Sau khi trải qua một cuộc khủng hoảng, bạn chắc chắn đã nắm vững không chỉ cách khủng hoảng đã bắt đầu mà còn cả các bước cần thiết để giải quyết một cách hiệu quả.

Khi trải qua một vài cuộc khủng hoảng, hãy lưu giữ hồ sơ xử lý một cách cẩn thận. Điều này sẽ không chỉ hỗ trợ việc giám sát một cách hiệu quả mà còn giúp ngăn ngừa và xử lý tình huống tương tự trong tương lai. Tất nhiên, không ai mong muốn phải trải qua một tình huống khủng hoảng, nhưng hãy tận dụng những học hỏi mà nó mang lại cho bạn – đó chính là những kinh nghiệm quý báu.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy cân nhắc tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.