Học Cách Quản Lý Thời Gian Từ 5 CEO Khởi Nghiệp Thành Công

Việc quản lý thời gian có thể đối mặt với khó khăn đối với không ít CEO, bởi họ phải thường xuyên cân nhắc cách cân bằng hoàn hảo giữa các nhiệm vụ, tuy nhiên không luôn dễ dàng để xác định mức ưu tiên đầu tiên.

Bạn nghĩ bạn có thể học được kỹ năng quản lý thời gian từ đâu?

Liệu có thể từ một doanh nhân hàng đầu có thể đồng thời điều hành 3-5 doanh nghiệp lớn? Hoặc từ một chủ tịch tập đoàn danh tiếng quốc tế, ngày ngày phải xuất hiện trên các phương tiện truyền thông?

Một tập trung vào một tập đối tượng mới mẻ và hữu ích hơn có thể là các CEO đã thành công trong việc khởi nghiệp. Vì sao lại như vậy? Bởi vì giai đoạn khởi đầu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và phức tạp nhất. Khi một startup vượt qua được thời kỳ này và đạt thành công, chắc chắn người sáng lập phải sở hữu chuyên môn vượt trội về quản lý thời gian.

Cùng TOPCEO tìm hiểu những bí quyết được chia sẻ bởi người đứng đầu của 5 startup thành công trên toàn cầu. Họ đã tiết lộ những gì về kỹ năng quản lý thời gian cá nhân của họ?

Nguyễn Phương Anh – Marketing Director của Google Việt Nam, cựu CEO của Zalora: Lập ra danh sách ưu tiên

Với tính chất công việc đặc biệt, nữ doanh nhân này phải liên tục di chuyển giữa Việt Nam và Singapore để thực hiện các nhiệm vụ. Cuộc hẹn ngày làm việc của cô thường bắt đầu bằng việc kiểm tra và giải quyết email liên quan đến các vấn đề khẩn cấp, sau đó là việc tiếp tục xử lý các dự án đang trong giai đoạn hoàn thiện.

Thay vì cố gắng đối mặt với toàn bộ khối lượng công việc trong cùng một lúc, cô luôn tổ chức các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và hoàn thành chúng theo một trình tự cụ thể. Nhiệm vụ được xếp hàng theo độ ưu tiên, dựa trên cả mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Công việc gấp đầu tiên sẽ được hoàn thành trước, theo sau là những nhiệm vụ có độ ưu tiên thấp hơn.

Chiến lược quản lý thời gian của Phương Anh dựa trên mô hình Ma trận Eisenhower – một hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng. Để áp dụng mô hình này, bạn cần phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai yếu tố quan trọng: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Sau khi xác định được những yếu tố này, việc tiếp theo là tập trung vào việc hoàn thành những nhiệm vụ có độ khẩn cấp và tầm quan trọng cao nhất.

Lập danh sách ưu tiên giúp chúng ta xác định rõ những nhiệm vụ quan trọng và cần được hoàn thành trước những nhiệm vụ khác. Khi lập danh sách ưu tiên, quan trọng để xác định những nhiệm vụ có thời hạn gần hoặc quan trọng nhất trước. Sau đó, bạn có thể xem xét các công việc có thể hoãn lại hoặc không quá cấp bách. Việc này giúp bạn không bị áp đặt bởi việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc mà tập trung vào từng nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.

Jay Meistrich – Founder & CEO của Moo.do: Tận dụng công nghệ hiện đại

Bạn có nghĩ rằng hiệu suất công việc chỉ thực sự được đạt đến khi chúng ta bám chặt bên trong bốn bức tường của môi trường làm việc, với những chồng tài liệu và báo cáo trải đều trên bàn làm việc?

Tuy nhiên, Jay Meistrich – Người sáng lập và CEO của Moo.do – đã thể hiện một quan điểm khác. Bằng cách sử dụng một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ, tích hợp nhiều ứng dụng như Email, Lịch, Lưu trữ Đám mây, Evernote và nhiều ứng dụng quản lý công việc khác, ông đã đưa ra một giải pháp sáng tạo cho thách thức quản lý thời gian.

Từ năm 2014, Meistrich đã hành trình đến hơn 20 quốc gia và 45 thành phố, duy trì việc làm việc 50 giờ mỗi tuần (tương đương hơn 7 giờ mỗi ngày). Ông đã thể hiện rằng việc di chuyển không đồng nghĩa với việc nghỉ ngơi, mà thay vào đó là việc thay đổi không gian làm việc. Điều này mang lại cho ông nhiều nguồn cảm hứng sáng tạo và năng lượng tích cực, giúp tăng cường năng suất làm việc – và tất nhiên, không để lãng phí bất kỳ khoảnh khắc nào.

Công thức của Meistrich dựa trên việc tận dụng tối đa các thiết bị công nghệ hiện đại như điện thoại thông minh, máy tính xách tay và ứng dụng công nghệ 4.0. Thông qua việc này, các CEO có khả năng lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ các dự án từ xa một cách hiệu quả, và thậm chí tham gia vào các cuộc họp quan trọng mà không cần phải gắn liền với văn phòng truyền thống.

Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc quản lý thời gian đã trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn nhờ vào sự tận dụng các công cụ và ứng dụng công nghệ. Các ứng dụng quản lý thời gian và công việc có thể giúp bạn theo dõi lịch làm việc, đặt nhắc nhở, và tối ưu hóa thời gian một cách thông minh. Ngoài ra, công nghệ còn hỗ trợ việc học tập và phát triển bản thân thông qua các ứng dụng học trực tuyến, podcast, và sách điện tử. Bạn có thể nghe và học trong khi di chuyển, tận dụng thời gian trống rải rác trong ngày.

David Chmelar – Co-founder & CEO của iprice: Đơn giản hoá các quy trình phức tạp

Đứng ở vị trí dẫn đầu một tập đoàn với đội ngũ nhân sự đến từ 22 quốc gia trên toàn cầu, David Chmelar – người sáng lập và CEO của Tập đoàn thương mại điện tử iprice – luôn duy trì một phong cách quản lý đương đại, mang tính thân thiện và bình tĩnh.

Theo David Chmelar, để quản lý thời gian một cách hiệu quả, những người lãnh đạo cần phải tập trung mật thiết vào tầm nhìn của tổ chức và đơn giản hóa những quy trình phức tạp.

Nói cách khác, điều quan trọng là bạn phải thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng để tổ chức và thực hiện công việc. Việc tuân theo các nguyên tắc này và dựa vào chúng để xây dựng thời gian biểu làm việc có thể tạo ra sự khoa học và hiệu quả. Cách tiếp cận này có khả năng giảm thiểu tối đa các rủi ro so với việc sử dụng các quy trình phức tạp và không rõ ràng.

Dưới đây là một số gợi ý để đơn giản hóa quy trình:

• Phân chia thành bước nhỏ: Chia quy trình thành các bước nhỏ, cụ thể hơn. Điều này giúp bạn tập trung vào từng bước một, tránh cảm giác áp lực và tạo dựng tiến độ rõ ràng.

• Loại bỏ bước không cần thiết: Xem xét quy trình và tìm các bước không cần thiết hoặc trùng lặp. Loại bỏ chúng để tối ưu hóa quy trình.

• Sử dụng mẫu và tiêu chuẩn: Tạo các mẫu hoặc tiêu chuẩn cho các quy trình thường xuyên. Điều này giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu mỗi khi thực hiện một công việc tương tự.

• Tích hợp công nghệ: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các bước trong quy trình. Ví dụ, sử dụng email tự động hoặc ứng dụng quản lý công việc để gửi thông báo hay tạo lịch làm việc.

• Ưu tiên và tập trung: Xác định những bước quan trọng nhất trong quy trình và tập trung vào chúng. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không quan trọng.

• Đơn giản hóa giao tiếp: Tránh việc giao tiếp phức tạp bằng cách sử dụng thông tin rõ ràng và ngắn gọn. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp khi không cần thiết.

• Giảm thiểu quy trình xử lý tài liệu: Sử dụng công cụ và ứng dụng để quản lý và chia sẻ tài liệu. Tránh in ấn và xử lý thủ công khi có thể.

• Giữ sự linh hoạt: Quy trình đơn giản hóa không nhất thiết phải cứng nhắc. Hãy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết để phù hợp với tình huống.

• Học từ kinh nghiệm: Đánh giá quy trình sau khi hoàn thành và xem xét những điều đã hoạt động và chưa hoạt động. Từ đó, bạn có thể cải thiện và đơn giản hóa quy trình theo thời gian.

• Tập trung vào kết quả: Đừng bị mắc kẹt trong việc hoàn thành các bước cụ thể. Hãy luôn nhớ mục tiêu cuối cùng và tập trung vào kết quả mà bạn muốn đạt được.

Đơn giản hóa quy trình phức tạp không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn làm cho công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hui Ling – Co-founder & COO của Grabtaxi: Tuyệt đối không chần chừ

“Không trì hoãn” là một nguyên tắc cô muốn chia sẻ với những doanh nhân đang đối diện với khó khăn trong việc quản lý thời gian của họ. Trong bối cảnh này, cô đã đưa ra ba lời khuyên cụ thể sau:

• Đặt tập trung cao độ khi thực hiện công việc, tránh để bị xao lãng bởi những yếu tố từ bên ngoài ảnh hưởng.

• Dành liên tục nỗ lực để giải quyết mọi vấn đề một cách toàn diện, không để lại điều gì dang dở.

• Tự thưởng cho bản thân sau mỗi thành tựu đạt được, nhằm tạo thêm động lực và đánh giá đúng giá trị của thành công.

Các gợi ý của Hui Ling này dường như phản ánh tư duy trong Nguyên tắc 2 phút: Nếu công việc có thể hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn 2 phút, thì hãy tiến hành ngay lập tức, không chần chừ. Điều này có ý nghĩa rằng sự kiên nhẫn và thực hiện quyết đoán có thể đem lại sự cải thiện lớn trong việc quản lý thời gian và công việc hàng ngày.

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi sự quyết đoán và không chần chừ. Trong môi trường ngày nay, thời gian là tài sản quý báu, và việc lãng phí chút ít cũng có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả. Tuyệt đối không chần chừ trong việc xác định nhiệm vụ cần làm, đặt ra mục tiêu rõ ràng và ưu tiên công việc theo tầm quan trọng. Bằng cách đưa ra quyết định nhanh chóng và tập trung vào việc thực hiện, ta có thể tận dụng mỗi phút giây để đạt được hiệu suất tối đa và mang lại thành tựu đáng kể.

Nick Woodman – CEO của GoPro: Dậy sớm hằng ngày

Những lời khuyên mà anh ấy chia sẻ là gì? Anh ấy gợi ý rằng đừng bắt đầu một ngày mới bằng cách đến ngay văn phòng làm việc.

Vị CEO trẻ này đã sử dụng chính bản thân mình để minh chứng cho lời khuyên này. Anh luôn thức dậy sớm hơn 30-45 phút so với thời gian thông thường mỗi ngày để dành cho những hoạt động cá nhân như tập thể dục, ăn sáng, cập nhật tin tức, thư giãn hoặc chơi cùng hai con trai của mình. Theo Nick Woodman, cách tiếp cận này đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để bắt đầu một ngày làm việc với tinh thần tập trung và năng động. Việc dành thời gian cho bản thân và gia đình không chỉ giúp nạp lại năng lượng mà còn tạo nền tảng tốt cho một ngày làm việc hiệu quả và thịnh vượng.

Việc dậy sớm hằng ngày là một biện pháp quản lý thời gian thông minh giúp tạo ra thêm thời gian cho các hoạt động quan trọng. Sáng sớm thường yên tĩnh và tĩnh lặng, cung cấp không gian để tập trung, lập kế hoạch cho ngày và bắt đầu từng ngày một cách tự tin. Thời gian sáng sớm còn giúp ta có thời gian riêng, để đọc sách, tập thể dục hoặc thậm chí chỉ đơn giản là để thư giãn trước khi bước vào những nhiệm vụ bận rộn. Dậy sớm không chỉ là cách tốt để tối ưu hóa thời gian mà còn là cơ hội để khám phá sự sảng khoái của mỗi buổi sáng mới.

Có một loạt các chiến lược khác nhau để quản lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Như đã được đề cập trước đó, mỗi CEO có phong cách quản lý thời gian riêng, nhưng tất cả họ đều có điểm chung là họ thiết lập một kế hoạch quản lý thời gian rõ ràng – nơi mà họ có thể tận dụng tối đa mọi phút giây.

Bạn hoàn toàn có thể khám phá và áp dụng thành công phương pháp của riêng bạn, miễn là nó mang lại hiệu quả và giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý thời gian của mình. Thực tế là, không có một cách duy nhất để quản lý thời gian, và việc tìm ra phương pháp phù hợp nhất với cá nhân mình có thể là một cuộc thử nghiệm và điều chỉnh liên tục. Quan trọng là bạn hiểu rằng sự cam kết và việc thực hiện có mục tiêu sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc đạt được hiệu suất và thành công trong việc quản lý thời gian.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.