Những Sai Lầm Và Khó Khăn Khi Áp Dụng KPI Trong Doanh Nghiệp

Áp dụng KPI là cách hữu hiệu giúp doanh nghiệp dễ dàng cải tiến, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và phát triển doanh nghiệp bền vững. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn gặp khó khăn trong việc áp dụng KPI cho việc đánh giá hay nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp.

Áp đặt các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa KPI là một trong những khó khăn khi áp dụng KPI lớn nhất và điển hình nhất của hầu hết doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không thể lý giải được cách thiết kế, phương pháp sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào của doanh nghiệp có thể gắn được với KPI nhưng vẫn mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa là KPI.

Thậm chí, có rất nhiều chỉ tiêu được gọi là KPI trong khi nó không được sử dụng để đánh giá các chức năng hay mục tiêu quan trọng của từng bộ phận, cá nhân hay doanh nghiệp. Tất cả những điều này khiến số đông các nhà quản lý có thể hiểu sai lệch về bản chất của KPI trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Một khó khăn khi áp dụng KPI cực lớn mà nhiều doanh nghiệp gặp phải đó là vận hành KPI không gắn với lương thưởng. Các doanh nghiệp này thường bàn giao chỉ tiêu và đánh giá nhân sự mà không tạo ra những tác động có thể tạo ra được sự khác biệt giữa thành tích và khả năng hoàn thành công việc căn bản, giữa kết quả làm việc vượt trội với những kết quả thông thường.

Sự thiếu đồng bộ này sẽ vô tình khiến cho các cá nhân và bộ phận thiếu đi động lực hoàn thành tốt các chỉ tiêu được đưa ra. Điều này sẽ dẫn tới việc các nhân viên và các bộ phận của doanh nghiệp chỉ áp dụng KPI một cách hời hợt.

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi áp dụng KPI. Bởi họ chỉ coi việc giao chỉ tiêu cho các nhân viên dựa trên bảng phân công công việc của các cấp trên cho các cá nhân, bộ phận mà không chắc chắn về những nguyên tắc phân bổ chức năng của những công việc được giao đó.

Nếu việc giao chỉ tiêu KPI không theo quy chuẩn chức năng thì khi lặp lại một công việc cần thiết phải thực hiện thì chắc chắn sẽ làm lãng phí nguồn lực của các nhân viên. Do đó, việc chuẩn hoá lại quy chuẩn chức năng cho các chức danh, cho các bộ phận và giao chỉ tiêu KPI cho các cá nhân theo chức danh luôn luôn là một điều kiện tiên quyết cần phải đáp ứng đúng, đủ khi triển khai hệ thống KPI.

Việc xây dựng cho một vị trí, một bộ phận quá nhiều chỉ tiêu KPI sẽ khiến cho sự tập trung của các nhân viên vào từng chỉ tiêu trọng yếu có xu hướng thấp và bị cào bằng. Khó khăn khi áp dụng KPI này có thể khiến nhiều cá nhân, bộ phận tuy có thể được đánh giá là hoàn thành nhiệm vụ nhưng kết quả lại không đạt được theo đúng mục tiêu chủ đạo mà doanh nghiệp mong muốn.

Ngoài ra, trong việc quản lý, nhiều doanh nghiệp thường coi KPI là liều thuốc bách bệnh dẫn đến việc đánh giá cao KPI và xây dựng hệ thống KPI một cách đồng loạt cho tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ gây ra sự lãng phí về thời gian, công sức của cả người quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu không cần thiết đó. Do đó, bạn không cần thiết phải có KPI cho nhiều vị trí và chỉ nên sử dụng một số chỉ tiêu có khả năng vận hành KPI.

Khi bắt đầu thực hiện triển khai KPI, một khó khăn khi áp dụng KPI cực lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp đó là sự “chống đối”, không hợp tác của các nhân sự trong công ty. Sự không hợp tác hay chống đối này thường bắt nguồn từ việc nhân viên có mối quan hệ thân quen với cấp trên hoặc họ đã quá quen với việc được đánh giá bằng cảm tính.

Do đó, khi triển khai KPI, các nhân sự thường nảy sinh suy nghĩ “KPI được triển khai để cắt bớt tiền thưởng và chặn đứng con đường tiến thân của mình”. Để có thể khắc phục được tình trạng này và dẹp bỏ được những suy nghĩ sai lệch của nhân sự, doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện truyền thông đến các nhân viên trong công ty những thông điệp mang tính tích cực nhất.

Về bản chất, một hệ thống chỉ tiêu KPI cần phải được xây dựng dựa trên chiến lược. Và hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát được các yếu tố thành công then chốt hoặc các bản đồ chiến lược mà doanh nghiệp đề xuất.

Do đó, sẽ là một khó khăn khi áp dụng KPI lớn nếu doanh nghiệp không có và không thể áp dụng được các chiến lược KPI phù hợp. Bởi nếu không có một chiến lược KPI phù hợp, các chỉ tiêu được thiết kế sẽ chỉ có thể là những chỉ tiêu mang tính vận hành, được sử dụng với mục đích hoàn thành mục tiêu chức năng chứ không mang tính chất như KPI.

Với những nội dung bài viết đã chia sẻ trên sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng được những khó khăn và nhanh chóng tìm ra định hướng giải quyết một cách hợp lý nhất. Bạn có thể đăng ký tư vấn, tham khảo thêm ý kiến của các chuyên gia của TOPCEO.