Quản Trị Tài Nguyên Trong Dự Án Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Ngân Sách 28 Lần

Đối với nhiều người, câu hỏi này thường không có lời đáp đúng ngay lập tức. Thực tế là có đến 70% doanh nghiệp thừa nhận đã gặp ít nhất một thất bại trong các dự án của họ trong năm vừa qua. Đây là con số đáng lo ngại và có thể gây sự e ngại đối với các nhà quản lý mới.

Tuy nhiên, để đảm bảo sự suôn sẻ của dự án, có một số lời giải phức tạp. Tóm lại, để bắt đầu, mọi nhà quản lý cần tuân theo một quy trình cơ bản: Xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên.

Quản trị tài nguyên là gì?

Theo PMBOK® (Project Management Body of Knowledge – tài liệu quản trị dự án – một nguồn kiến thức quản lý phổ biến cho các nhà lãnh đạo), quản trị tài nguyên được định nghĩa là quá trình xác định các nguồn lực cần thiết (bao gồm con người, công cụ, nguyên vật liệu…) và phân bổ chúng một cách hợp lý để đảm bảo hiệu quả cho dự án.
 

Quản trị tài nguyên (Resource Management) là quá trình tập trung vào việc hiệu quả hóa và sử dụng tài nguyên của một tổ chức, dự án hoặc doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu cụ thể.

Để cụ thể hóa hơn, trong kế hoạch quản lý tài nguyên, các nhà quản lý phải xác định và điều chỉnh những yếu tố sau:

• Xác định các loại nhân lực cần thiết cho dự án.
• Xác định vị trí và trách nhiệm của từng loại nhân lực.
• Định rõ số lượng người cần cho mỗi vị trí.
• Xác định các loại công cụ cần thiết và mục đích sử dụng của chúng.
• Định rõ số lượng của từng loại công cụ.
• Xác định tổng số tài nguyên doanh nghiệp (bao gồm dữ liệu, nghiên cứu…) cần thiết cho dự án.

Tại sao các nhà quản lý phải lập kế hoạch quản trị tài nguyên?

Hoạt động quản trị tài nguyên đã trở thành khóa học phổ biến giúp nhà quản lý tiếp cận và thực hiện dự án một cách thành công, nhờ sở hữu những lợi ích sau:

Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý xác định nhu cầu thực tế của dự án. Một vấn đề thường gặp trong các dự án thất bại là sự tích hợp không hợp lý của quá nhiều nguồn lực và công cụ để giải quyết một vấn đề. Điều này có thể dẫn đến sai lệch và rủi ro về quy trình vận hành, sự cộng tác không hiệu quả và sự thiếu hụt về nguồn lực, khiến mọi kỳ vọng bị sụp đổ.

Kế hoạch quản lý tài nguyên hiệu quả giúp nhà quản lý xác định chính xác các nguồn lực cần thiết để đảm bảo sự trôi chảy của hoạt động dự án.

Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý tận dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Cho dù dự án nhỏ với đội ngũ 5 người hoặc chiến lược lớn hơn với hàng trăm thành viên, việc tính toán và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý sẽ dễ dàng hơn nhiều khi có một kế hoạch quản trị đúng đắn.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển, hoạt động này càng trở nên quan trọng. Khi nguồn lực con người, cơ sở vật chất và tài nguyên ngày càng tăng, việc đảm bảo việc sử dụng chúng một cách hiệu quả và cân đối giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.

Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý dự phòng trước các rủi ro trong dự án. Khi các tài nguyên làm việc được xác định cụ thể và trách nhiệm được gán rõ ràng, việc kiểm soát chúng cũng dễ dàng hơn. Điều này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro và tăng tính chủ động trong việc giải quyết các vấn đề cho các nhà quản lý.

Dữ liệu từ nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra tác động mạnh mẽ của việc quản trị tài nguyên đối với các dự án. Theo một khảo sát của PMI, các doanh nghiệp đã tiết kiệm tới 28 lần ngân sách chi tiêu thực tế cho các dự án nhờ việc thực hiện chiến lược quản lý tài nguyên chặt chẽ. Đồng thời, 83% cấp lãnh đạo đồng ý rằng việc tối ưu hóa tài nguyên doanh nghiệp sẽ giúp hỗ trợ thành công cho chính sách phát triển của họ một cách dễ dàng hơn.

Cách xây dựng bản kế hoạch quản trị tài nguyên hiệu quả

Phụ thuộc vào quy mô và tính chất của dự án, có nhiều cách tiếp cận mà nhà quản lý có thể sử dụng để xây dựng một kế hoạch quản trị tài nguyên hoàn chỉnh. Tuy vậy, để thực hiện một cách hiệu quả trong thực tế, chúng cần đảm bảo rằng bốn yếu tố quan trọng sau được thể hiện đầy đủ: 
 

Xác định những loại hình tài nguyên cần thiết

Trong các dự án, thường có 5 loại hình tài nguyên phổ biến nhất mà các nhà quản lý phải chủ động xác định, bao gồm:

Nhân lực

Con người chính là tài nguyên quan trọng nhất tác động đến thành công dự án. Vì vậy, họ là yếu tố mà các nhà quản lý cần suy xét cẩn thận trước khi xác định và phân bổ cho vị trí cụ thể.

Thường thì việc xác định nguồn nhân lực phải dựa trên 3 điểm:

• Chuyên môn: Đó là bộ kỹ năng mà một cá nhân sở hữu, phải thích hợp với dự án để đảm bảo hiệu suất. Ví dụ, trong việc xây dựng phần mềm, không thể đưa một nhân viên bán hàng vào nhóm làm việc.

• Kinh nghiệm: Đây là mức độ kỹ năng của cá nhân, có thể chia thành các cấp độ như mới ra trường (chưa có kinh nghiệm), nhân viên mới (ít kinh nghiệm), trung bình (khoảng kinh nghiệm) và cao cấp (nhiều kinh nghiệm). Tùy theo dự án, yếu tố kinh nghiệm sẽ được cân nhắc để chọn nguồn nhân lực.

• Thái độ làm việc: Không tất cả nhân viên đều sẵn sàng tham gia vào các dự án không mất công. Một số luôn kỳ vọng thăng tiến hoặc khen thưởng dù công việc thành bại. Thái độ này có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc của toàn bộ nhóm, vì vậy, nhà quản lý cần phải loại bỏ những yếu tố này một cách nghiêm khắc.

Nguyên vật liệu
 

Nguyên liệu trong trường hợp này được hiểu là các thành phần cần thiết để tạo ra kết quả cuối cùng của dự án. Ví dụ, trong dự án xây dựng, nguyên liệu bao gồm vật liệu sắt thép để hoàn thành, hoặc trong việc phát triển một trang web, hệ thống cơ sở dữ liệu là không thể thiếu.

Nhà quản lý cần đảm bảo việc xác định nguyên liệu diễn ra một cách tỉ mỉ và chính xác, để tránh tình trạng thiếu hụt không cần thiết trong quá trình thực hiện. Thậm chí, đối với mảng này, thường các thành phần sẽ được tính toán thêm vào dự kiến để đối phó với các rủi ro trong quá trình sản xuất, giảm nguy cơ sử dụng nguồn tài nguyên vượt quá mức dự tính.

Công cụ

Công cụ bao gồm các thiết bị, phần mềm và máy móc đóng góp vào quá trình thực hiện dự án. Công cụ không chỉ giới hạn trong tài sản của tổ chức, mà còn phụ thuộc vào yêu cầu thực tế; chúng có thể bao gồm cả yếu tố ngoại vi và đòi hỏi nhà quản lý phải xác định chúng và áp dụng phương pháp tiếp cận thích hợp.

Mua hoặc thuê là hai hình thức phổ biến nhất để sử dụng công cụ mà tổ chức chưa sở hữu. Kinh phí trong trường hợp này sẽ được tính vào ngân sách dự án và được chia đều cho tất cả các nhiệm vụ mà công cụ đó được sử dụng

Cơ sở vật chất
 

Trong kế hoạch quản lý tài nguyên, cơ sở vật chất được hiểu là nơi diễn ra hoạt động của dự án cùng với tất cả các tài sản kết nối với nó. Điều này có thể là một căn phòng nhỏ với diện tích 30m2 cho đội marketing nội bộ hoặc thậm chí là một khuôn viên nhà máy rộng lớn 1000ha cho một dây chuyền sản xuất hiện đại.

Việc xác định cơ sở vật chất phù hợp sẽ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính của dự án, do chi phí liên quan đến hạng mục này thường lớn, và nó được dự tính trong ngân sách ban đầu.

Các tài nguyên khác
 

Bên cạnh bốn phần chính đã nêu, những người quản lý cũng phải quan tâm đến một số loại tài nguyên khác như sau:

• Tài nguyên vận hành: Bao gồm các nguồn tiền mà doanh nghiệp cần trả để đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả. Điều này bao hàm các khoản chi như lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên và cả khấu hao của các tài sản chung được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.

• Nhà thầu và dịch vụ ngoại vi: Đây là yếu tố cần xem xét khi doanh nghiệp không thể tự cung cấp đủ tài nguyên bên trong cho dự án, và phải dựa vào các đối tác ngoài hoặc dịch vụ thuê ngoài.

• Ngân sách dự phòng: Đây là tài nguyên dự phòng cần ước tính trong mọi dự án để đảm bảo rằng đội ngũ làm việc có thể phản ứng kịp thời với bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra.

Lên kế hoạch mua các tài nguyên chưa sở hữu

Trong tình huống tốt nhất, dự án có thể đã sở hữu đầy đủ tài nguyên cần thiết và sẵn sàng để tiến hành. Tuy nhiên, thực tế thường không đơn giản như vậy, và người quản lý phải lập kế hoạch để hợp nhất các tài nguyên thiếu. Các kế hoạch mua sắm tài nguyên sẽ dựa trên dự đoán từ Bảng biểu Lịch tài nguyên đã xây dựng trong phần đầu.

Tùy thuộc vào loại tài nguyên, người quản lý cần xem xét 4 tiêu chí cụ thể sau đây trước khi đưa chúng vào dự án:

• Kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến dự án (đối với tài nguyên nhân lực).
• So sánh chi phí với ngân sách của dự án.
• Khả năng cung ứng tại thời điểm cần thiết của dự án.
• Sự quan trọng của tài nguyên đối với mục tiêu của dự án.

Mọi tài nguyên cần phải được định lượng kỹ lưỡng về số lượng và thời gian sử dụng để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt trong các hoạt động dự án. Nếu ước tính hoạt động chưa bao quát tất cả tài nguyên cần thiết, quy trình mua sắm sẽ được lặp lại cho đến khi cung ứng đáp ứng yêu cầu thực tế.

Thường thì yêu cầu tài nguyên xuất hiện chủ yếu trong giai đoạn đầu của dự án. Khi dự án đã bắt đầu, kế hoạch sẽ được tinh giản để ứng với số liệu và khả năng thực tế, từ đó giảm thiểu khả năng thiếu hụt.

Mỗi khi tiến hành quy trình mua sắm tài nguyên, ngân sách của dự án cần được cập nhật để phản ánh chính xác mức độ chi tiêu tổng thể, đồng thời tránh nguy cơ lạm dụng ngân sách.
 

Quản lý tài nguyên

Sau khi đã sở hữu đầy đủ tài nguyên cần thiết để tiến hành triển khai dự án, nhà quản lý cần phải có kế hoạch sử dụng chúng hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí và hao tổn nguồn lực vô ích trong các nhiệm vụ cấp bách.

Với tài nguyên nhân lực

Khi nhiều thành viên làm việc trong một đội, việc đổ lỗi cho nhau khi dự án gặp khó khăn có thể xảy ra dễ dàng. Điều này có thể dẫn đến mất niềm tin trong nhóm, ảnh hưởng đến sự hợp tác và gây hại đến kết quả cuối cùng.

Vì vậy, người quản lý cần hiệu quả quản lý tài nguyên nhân lực bằng cách giao nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân. Một phương pháp thường được sử dụng để giải quyết vấn đề này là Ma trận RACI – một hệ thống bảng lưới đơn giản mà người quản lý có thể áp dụng để làm rõ trách nhiệm của các nhân viên và đảm bảo tính minh bạch trong nhóm.

RACI viết tắt của:

• R = Responsible/ Chịu trách nhiệm.
• A = Accountable/ Người chịu trách nhiệm cuối cùng.
• C = Consulted/ Được tư vấn.
• I = Informed/ Được thông báo.

Để sử dụng ma trận RACI, bạn cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ, sau đó xác định ai là người:

• Responsible – là người “thực hiện” công việc. Họ thực hiện nhiệm vụ, đạt được mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Có thể có nhiều người cùng chịu trách nhiệm.

• Accountable – là người “chủ sở hữu” công việc, có trách nhiệm phê duyệt khi nhiệm vụ hoặc mục tiêu đã hoàn thành. Chỉ có một người Accountable cho mỗi nhiệm vụ và họ giao việc cho các người Responsible.

• Consulted – là những người có kiến thức chuyên môn, thường tham gia vào tư vấn và hỗ trợ thực hiện công việc cho các người Responsible.

• Informed – là những người cần biết thông tin về tiến độ công việc (thường là cấp quản lý hoặc có liên quan đến công việc được giao).

.
Với công cụ và thiết bị: Đối với tài nguyên hiện có hoặc được mua bởi doanh nghiệp, các chi phí khấu hao sau sử dụng cần được ghi chép và tính vào tổng ngân sách dự án. Trong khi đó, đối với tài nguyên thuê, cần đảm bảo rằng chúng sẽ được trả lại cho khách hàng theo điều kiện cam kết trong hợp đồng ban đầu.

Với cơ sở vật chất: Về phần địa điểm làm việc và các thành phần kết nối với nó, cần đảm bảo duy trì trạng thái ban đầu hoặc chấp nhận mức độ hao mòn có thể (như đã cam kết ban đầu). Nếu xảy ra bất kỳ hỏng hóc hoặc tổn thất nào, chi phí sửa chữa sẽ được tính vào ngân sách của dự án.

Với các đơn vị cung cấp dịch vụ: Với các nhà cung cấp dịch vụ và đối tác tham gia dự án, cần đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến kế hoạch và kết quả đều được chia sẻ một cách minh bạch và công khai. Điều này giúp đảm bảo sự hợp tác liền mạch và liên kết giữa các bên.
 

Kiểm soát việc sử dụng tài nguyên

Kết thúc, người quản lý cần thực hiện nhiệm vụ kiểm soát việc tận dụng tài nguyên để đảm bảo tạo ra kết quả đáng giá tương xứng với giá trị thực tế của chúng.

Để đo đạc hiệu quả tài nguyên trong dự án, công thức tính tỷ lệ sử dụng (utilization rate) là phương pháp hàng đầu. Công thức này được tính bằng cách lấy thời gian thực sự sử dụng công cụ chia cho tổng thời gian làm việc trong dự án. Ví dụ, nếu một máy xây dựng được sử dụng trong 24 giờ trong tổng thời gian thi công là 40 giờ, tỷ lệ sử dụng sẽ là:

Tỷ lệ sử dụng = 24 / 40 = 60 %

Mức tỷ lệ này càng cao, tài nguyên càng được tận dụng tối ưu trong dự án. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này thấp (dưới 20%), người quản lý cần thực hiện các biện pháp quyết đoán để thay thế hoặc loại bỏ tài nguyên, tránh tình trạng lãng phí ngân sách dự án không hiệu quả.

Trong các dự án thất bại, thường thấy sự không cân đối giữa nguồn người và công cụ dẫn đến vấn đề. Điều này gây sai lệch, rủi ro về quy trình, hoạt động cộng tác, và thiếu nguồn kinh tế. Các nhà quản lý cần lên kế hoạch kiểm soát tài nguyên cho dự án tương lai để tránh tình trạng này và đạt hiệu suất tốt hơn.