Xây dựng hệ thống quản trị

Có 04 lý do cơ bản để chúng ta phải xây dựng hệ thống quản trị cho Doanh Nghiệp:

Tránh sự phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp, tránh sự phụ thuộc vào một cá nhân, một ngôi sao trong doanh nghiệp
Tránh sự giới hạn cho sự phát triển doanh nghiệp (quy mô hoạt động, quy mô doanh thu …)
Hệ thống giúp đơn giản hóa công việc
Hệ thống giúp nhân bản công việc kinh doanh, mở rộng thị trường, nghành nghề

Việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp lại đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tăng trưởng, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh và hội nhập thành công vào nền kinh tế toàn cầu.

Để xây dựng được một hệ thống quản lý tốt, mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần cho mình một lộ trình để hoàn thiện, mà thông thường thời gian cần thiết cho lộ trình đó là một khoảng thời gian khá dài.

1. Hệ thống quản trị doanh nghiệp

Hệ thống quản trị doanh nghiệp được hiểu là phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp (toàn bộ các nguyên tắc quản lý, chuẩn mực quản lý, cơ chế vận hành và cơ chế quản lý) được viết thành các tài liệu quản lý do các cấp quản lý có thẩm quyền ban hành mà toàn doanh nghiệp phải tuân theo để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Các phương pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau có thể dẫn đến các tư duy, nhận thức khác nhau về hệ thống quản lý doanh nghiệp:

Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000: đạt và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ: giảm thiểu các rủi ro.
Hệ thống sản xuất tinh gọn: giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): thông lệ quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí…

2. Cách xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tối ưu

Hệ thống quản lý doanh nghiệp bao gồm hoạt động quản lý như xây dựng cơ chế quản trị, cơ cấu tổ chức, quản lý tài trình, nguồn lực, hành chính và vận hành doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH SẢN XUẤT

cach-xay-dung-he-thong-quan-tri-doanh-nghiep — Cách xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

XÂY DỰNG QUY CHẾ QUẢN TRỊ

Xây dựng quy chế quản trị nội bộ doanh nghiệp là bước đầu tiên cần làm để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Quy chế quản trị nội bộ là các văn bản được doanh nghiệp ban hành nội bộ để điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, quy chế này cũng quy định các hoạt động và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Quy chế quản trị đóng vai trò là nền tảng, là khung cho các bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tiếp theo được hoàn thiện. Các quy chế nội bộ được ban hành thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.
Trình tự, thủ tục ứng cử, đề cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị.
Trình tự, thủ tục tổ chức họp Hội đồng quản trị.
Trình tự, thủ tục lựa chọn, miễn nhiễm, bổ nhiệm cán bộ quản lý.
Quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành và Ban kiểm soát.
Quy định về đánh giá các hoạt động, khen thưởng, kỷ luật
Quy trình, thủ tục thành lập các tiểu ban Hội đồng quản trị.

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Đây là bước tiếp theo nhà quản lý cần thực hiện để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Các công việc cụ thể mà nhà quản lý cần thực hiện bao gồm:

Phác thảo sơ đồ cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp.
Xây dựng bộ tài liệu mô tả bộ phận, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.
Phác thảo phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

he-thong-quan-tri-doanh-nghiep — Hệ thống quản trị doanh nghiệp

XÂY DỰNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

Ngay sau khi thiết lập cơ cấu tổ chức thì việc xây dựng hệ thống quản trị tài chính cần được thực hiện ngay lập tức. Bởi nó ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Quản trị tài chính bao gồm quản trị nguồn vốn, từ tiền mặt, vốn, tài sản cho đến các chi phí phát sinh khác) nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng nên các quy định, quy trình, hướng dẫn về tạm ứng, thanh quyết toán, thu hồi và theo dõi công nợ…

Có thể bạn quan tâm: CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ VÀ XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC TÀI CHÍNH

QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Hoạt động sản xuất bao gồm các hoạt động nhập hàng, kiểm soát, bán hàng, quản lý hàng tồn kho, tiếp nhận và xử lý thông tin của khách hàng. Các hoạt động này vận hành trơn tru, suôn sẻ thì kinh doanh mới mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tối ưu, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng các phần mềm, nền tảng công nghệ.

QUẢN LÝ NGUỒN LỰC

Vốn và nhân sự là 2 nguồn lực quan trọng mà doanh nghiệp cũng cần quản lý chặt chẽ. Vốn ở đây không chỉ bao gồm tiền mặt mà còn là cơ sở vật chất, tài sản cố định của doanh nghiệp. Về vốn và các tài khoản cố định, doanh nghiệp cần đưa ra các quy định quản lý máy móc, thiết bị cũng như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc. Về nhân sự, bạn cần đưa ra các quy định tuyển dụng, bồi dưỡng và đào tạo nhân sự.

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

Khâu cuối cùng để hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp là xây dựng quản lý hành chính. Đây là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý thông tin trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi việc hoạt động suôn sẻ. Ban quản trị cần xây dựng các quy định, quy trình, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu cho doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ giúp mọi hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, tạo năng suất và đạt được mục tiêu cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Trên đây là các bước hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp phổ biến. Các bước này có thể linh hoạt thay đổi, bổ sung tùy theo mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ tham gia chương trình đào tạo tại TOPCEO để doanh nghiệp bạn có thể phát triển bền vững hơn!