Tự Giác Trong Công Việc: Kỉ Luật Hay Động Lực?

Trong môi trường kinh doanh, có một sự mâu thuẫn rõ rệt giữa việc áp dụng kỉ luật và tạo động lực. Kỉ luật đòi hỏi nhân viên tuân thủ các quy định để đạt được mục tiêu, trong khi tạo động lực thì sử dụng các yếu tố có giá trị để thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu đó. Dù cùng hướng đến mục tiêu chung, hai phương pháp này có một số sự khác biệt nhất định.

Kỉ luật tạo ra áp lực, buộc nhân viên phải tuân thủ những yêu cầu cụ thể. Đây có thể trở thành thói quen theo thời gian, nhưng đôi khi cũng gây khó chịu cho nhân viên.

Trong khi đó, tạo động lực được coi là yếu tố quan trọng để thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu. Mức độ động lực càng cao, khả năng thành công của nhân viên cũng càng tăng. Tuy nhiên, phương pháp này có thể khiến nhân viên mất động lực nếu gặp phải các trở ngại hay khó khăn nào đó.

Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh, điểm yếu. Vậy, doanh nghiệp nên dùng kỷ luật hay tạo động lực?

Trên thực tế, động lực là một yếu tố quan trọng trong mọi lĩnh vực cuộc sống, và nó có thể dễ dàng bị thay đổi theo nhiều yếu tố khác nhau. Trong một hành trình công việc, nhân viên thường phải đối mặt với nhiều thách thức và áp lực, và trong quá trình đó, họ dễ nhận ra những yếu tố tiêu cực có thể làm mất đi động lực của họ. Chúng dễ dàng xảy ra đến nỗi sẽ xuất hiện ngay cả khi tâm trạng thay đổi.
 

Trong khi đó, kỷ luật có thể được coi như việc hình thành thói quen. Nhưng để xây dựng một thói quen tốt, người ta cần thời gian và kiên nhẫn. Kỷ luật có thể giúp người ta duy trì sự tập trung, tổ chức và tuân thủ các quy tắc và tiến trình công việc. Tuy nhiên, cũng cần nhận thức rằng kỷ luật cũng có thể bị mòn bởi thời gian. Nếu không được duy trì và củng cố, kỷ luật có thể trở nên lỏng lẻo và mất hiệu quả.

Do đó, trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng cả kỷ luật và tạo động lực đều có vai trò quan trọng và đáng xem trọng. Động lực giúp nhân viên cảm thấy đam mê và tập trung vào mục tiêu công việc, trong khi kỷ luật giúp duy trì sự tổ chức và tuân thủ quy trình. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần nhận thức rõ ràng về môi trường và nhân viên của mình để chọn phương pháp phù hợp nhất.

Tuy nhiên, có những cách mà khi người quản lý khôn khéo nắm bắt được tâm lý, đồng thời áp dụng kỷ luật trên cơ sở tạo động lực để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Chính sách “3 cơ hội”
 

Để tăng cường hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ chính sách tỉ mỉ, bao gồm các quy tắc và tiêu chuẩn công bằng, hợp lý, và được truyền đạt rõ ràng tới tất cả nhân viên. Qua việc thể hiện nguyên nhân và kết quả cho mỗi hành vi của nhân viên, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định.

Một cách để đạt được điều này là tạo cơ hội cho nhân viên áp dụng chính sách với một mức độ linh hoạt. Khi nhân viên phạm lỗi, thay vì trừng phạt ngay lập tức, doanh nghiệp nên cung cấp cho họ cơ hội sửa chữa hành vi không đúng một cách công bằng và xây dựng. Để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc cho phép nhân viên được sửa lỗi không quá ba lần trước khi nhận hình thức kỷ luật. Bằng cách này, chính sách không chỉ đáp ứng yêu cầu về công bằng và hợp lý mà còn tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và cải thiện.

Cảnh báo nâng cao

Đối với những nhân viên có hành vi vi phạm nghiêm trọng, cần tiến hành cảnh báo mạnh mẽ trước khi xem xét các biện pháp khắc phục. Nhân viên sẽ được cung cấp cơ hội để giải thích hành vi của mình và nhận được một lời nhắc nhở khách quan. Tuy nhiên, nếu vi phạm tiếp tục xảy ra, sẽ áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc hơn.

Chịu trách nhiệm liên đới

Việc chịu trách nhiệm liên đới khi nhân viên cấp dưới vi phạm có thể tạo sức ép đối với quản lý cấp trung để tăng cường việc giám sát đối với nhân viên của mình. Tuy nhiên, trong thực tế, không có nhiều quản lý thực hiện điều này một cách hiệu quả. Thay vào đó, quản lý có thể sử dụng một số biện pháp linh hoạt bằng cách nới lỏng một số quy tắc để tạo môi trường thoải mái. Tuy vậy, đồng thời quản lý cũng phải đề ra các hình phạt nếu nhân viên không đạt được mục tiêu nhằm thúc đẩy nhân viên tiến bộ.

Quản lý hiệu suất chứ không quản lý con người

Có nhiều nhà quản lý phải nhìn tận mắt nhân viên làm việc thì mới yên tâm. Tuy nhiên, đây lại là điều tối kỵ mà bất kỳ nhân viên nào đều không thích. Thậm chí, khi được thoải mái làm việc, nhiều nhân viên sẽ có nhiều ý tưởng hay ho hơn. Bởi vậy, phương pháp quản lý bằng hiệu suất sẽ mang lại hiệu quả triệt để nếu quản lý biết áp dụng hợp lý.

Nhấn mạnh vào mục tiêu

Đặt mục tiêu là một trong những bước quan trọng nhất cần được thực hiện từ đầu. Hãy xác định cả mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể, và hãy đặt các mốc thời gian để nhân viên có thể hoàn thành từng mục tiêu. Đồng thời, đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu rõ mục tiêu tổng quát và mục tiêu cá nhân của mình để biết chính xác những gì cần làm.

Hãy khen thưởng

Khen ngợi là một phương pháp hiệu quả để tạo động lực. Nó không chỉ làm tăng cường lòng tự hào và sự động viên của nhân viên, mà còn giúp cải thiện thái độ và hiệu suất làm việc khi họ phải đối mặt với sự kỷ luật từ quản lý.

Bên cạnh việc tạo động lực, đây cũng là cách cho nhân viên thấy được sự công bằng trong công việc, thúc đẩy nhân viên: có thưởng, có phạt. Bằng cách thiết lập các quy tắc rõ ràng và áp dụng biện pháp kỷ luật công bằng, nhà quản lý không chỉ đảm bảo sự tuân thủ quy trình làm việc mà còn khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc của mình. Kết hợp kỷ luật bên cạnh tạo động lực một cách khéo léo sẽ là phương pháp hiệu quả để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên trong doanh nghiệp.