Quản Trị Giao Tiếp: Sự Đồng Nhất Trong Thông Điệp Doanh Nghiệp

Rõ ràng rằng, những tương tác này ảnh hưởng sâu sắc đến quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức. Do đó, tầm quan trọng của chúng không thể bị lãng quên.

Khi giao tiếp trong doanh nghiệp không được thực hiện một cách hiệu quả, nguy cơ hiểu lầm, sự sai sót trong truyền thông có thể gia tăng đáng kể. Dẫn đến sự suy giảm trong khả năng làm việc của tổ chức và thậm chí đẩy lên nguy cơ rủi ro, làm hỏng các mối quan hệ cộng tác và làm suy yếu lòng tin của nhân viên đối với công ty.

Trái lại, khi giao tiếp được quản lý và thực hiện một cách hiệu quả, nó có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác, giúp tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên.
• Truyền tải sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty cho nhân viên, từ đó tạo sự gắn kết và lòng trung thành.
• Giảm thiểu rủi ro trong việc truyền tải thông tin, qua đó cải thiện quy trình hoạt động, tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí.

Liệu có thể bỏ lỡ những lợi ích này? Vậy thì làm thế nào để quản lý giao tiếp hiệu quả trong tổ chức của bạn? Bài viết dưới đây đã tổng hợp và lựa chọn cẩn thận, sẽ là nguồn hỗ trợ đáng tin cậy giúp bạn thành công trong việc này.

Quản trị giao tiếp trong doanh nghiệp: 4 yếu tố mà nhà quản lý cần quan tâm

Quản trị giao tiếp, về bản chất là việc quản trị 4 yếu tố gắn kết các hoạt động trao đổi thông tin tới đường lối, chính sách của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chiến lược giao tiếp
• Đối tượng
• Phương tiện
• Nội dung

Chiến lược giao tiếp

Một kế hoạch giao tiếp trong hoạt động quản trị cần được xây dựng để phục vụ cơ sở cho các kế hoạch kinh doanh, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Cụ thể, nó cần phải bao trùm và đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thứ tự truyền thông: Bên cạnh việc giao tiếp hàng ngày, thông tin quan trọng liên quan đến công việc cần được truyền đạt từ cấp lãnh đạo xuống, tập trung vào triết lý, tầm nhìn của doanh nghiệp và hệ thống quản lý.

• Nội dung thông điệp: Các thông điệp cần được truyền tải phải thống nhất và phù hợp với nhau. Chúng cần được xem xét kỹ lưỡng và được thông qua từ những cá nhân có thẩm quyền. Quá trình này giúp hạn chế sự lan truyền của thông tin không chính thống hoặc không phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp.

• Hướng truyền thông: Mặc dù thông tin thường được truyền từ trên xuống, giao tiếp không chỉ là một hướng. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện ý kiến, phản hồi và đóng góp. Nhận thức đa chiều từ đội ngũ nhân viên giúp các cấp quản lý có thêm thông tin để cải thiện tổ chức.

• Đào tạo giao tiếp: Không phải ai cũng có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện giao tiếp chất lượng. Do đó, hoạt động đào tạo nội bộ, cung cấp kiến thức và kỹ năng giao tiếp cần thiết cho nhân viên, là một phần quan trọng của chiến lược giao tiếp hiệu quả.

• Ngân sách giao tiếp: Để đảm bảo thông tin được tiếp nhận hiệu quả, doanh nghiệp cần dành ngân sách riêng để sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp cho từng thông điệp cụ thể.

• Đánh giá chất lượng giao tiếp: Việc đánh giá chất lượng giao tiếp thường không dễ dàng vì không có chỉ số cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu định tính như thái độ, tình hình tâm lý của nhân viên, hoặc dữ liệu định lượng như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc… để tổng quát hóa và đánh giá hiệu quả của chiến lược giao tiếp.

Khi các nguyên tắc này được thực hiện đầy đủ, kế hoạch giao tiếp của bạn sẽ đủ điều kiện để được triển khai một cách hiệu quả trong thực tế.
 

Đối tượng giao tiếp

Xác định các thành phần tham gia vào quá trình truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động quản trị. Những thành phần này bao gồm tất cả những cá nhân hoạt động trong tổ chức, mỗi người ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi thông tin được truyền đạt và chia sẻ. Từng cá nhân và vị trí đều mang những nhiệm vụ cụ thể, như sau:

• Lãnh đạo công ty đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập văn hóa giao tiếp và định hình các nội dung, thông điệp trong tổ chức. Vì vậy, việc đào tạo và huấn luyện những người quản lý chủ chốt về vai trò của họ trong việc đảm bảo tính hiệu quả của truyền thông toàn cầu là cần thiết.
• Các nhà quản lý cấp trung có nhiệm vụ hàng ngày liên lạc với nhân viên của mình và đồng thời hỗ trợ kết nối giữa các cá nhân.
• Tất cả nhân viên đều có trách nhiệm lắng nghe thông điệp từ các nhà quản lý và lãnh đạo, sau đó cung cấp ý kiến, phản hồi và thể hiện mối quan tâm cá nhân.

Bên cạnh việc xác định các nhóm tham gia, để đảm bảo tính hiệu quả của quá trình truyền thông, tổ chức cần xem xét về số lượng người tham gia. Số lượng người tham gia cần phải phù hợp với thông tin được truyền đạt. Ví dụ, nếu tổ chức đang xây dựng một chiến lược phát triển kinh doanh quan trọng, thì chỉ những cá nhân có kinh nghiệm và chuyên môn cao mới là người phù hợp để tiếp nhận thông tin và đóng góp ý kiến một cách hiệu quả.

Phương tiện giao tiếp

Việc chọn lựa các phương tiện giao tiếp thích hợp để truyền đạt thông điệp cụ thể luôn đối mặt với một thách thức quan trọng trong quá trình quản trị. Với một loạt các phương tiện ngày càng đa dạng, từ giao tiếp trực tiếp, họp hành, trao đổi văn bản cho đến các nền tảng trực tuyến tiên tiến, việc lựa chọn đúng cách càng trở nên phức tạp hơn.

Khi tiến hành việc lựa chọn phương tiện giao tiếp, những nhà quản lý cần xem xét những điểm sau đây:

• Thời điểm: Thời điểm giao tiếp có thể định hình quyết định về phương tiện sử dụng. Ví dụ, trong các tình huống khẩn cấp, việc sử dụng các phương tiện truyền thông nhanh như cuộc gọi điện thoại có thể là lựa chọn tốt hơn so với việc viết email.

• Địa điểm: Vị trí của nhân viên cũng ảnh hưởng đến lựa chọn phương tiện giao tiếp. Do không phải tất cả nhân viên đều làm việc tại cùng một địa điểm hoặc có thể có nhóm nhân viên làm việc từ xa hoặc đi công tác thường xuyên, việc chọn phương tiện phù hợp với từng nhóm là quan trọng.

• Nội dung và tính nhạy cảm: Tính quan trọng và mức độ nhạy cảm của thông điệp cũng là yếu tố cần xem xét khi chọn phương tiện. Ví dụ, trong trường hợp thông tin về việc sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng, gặp mặt trực tiếp thường được coi là tối ưu để giảm thiểu các nguy cơ không mong muốn.

Dưới đây là một số phương tiện giao tiếp phổ biến trong môi trường doanh nghiệp, cùng với các gợi ý về cách lựa chọn chúng phù hợp với từng loại thông điệp cụ thể:

Sổ tay nhân viên: Sổ tay nhân viên truyền đạt quy trình, chính sách và nội quy tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Nó còn là công cụ tốt để giao tiếp sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của tổ chức, tạo nên văn hóa làm việc tích cực. Thường được in truyền thống, nhưng ngày nay nhiều tổ chức tạo sổ tay điện tử với khả năng cập nhật và chỉnh sửa linh hoạt.

Bản tin nội bộ: Bản tin nội bộ truyền tải tin tức mới về kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Thường dưới dạng điện tử để tiếp cận rộng rãi nhân viên, trong trường hợp quan trọng, bản tin có thể in thành phiên bản giấy. Việc xuất bản bản tin cần định kỳ (hàng tuần/ hàng tháng hoặc hàng quý) để đảm bảo nhân viên luôn cập nhật thông tin mới nhất.

Họp mặt toàn công ty: Cuộc họp toàn công ty tập hợp nhân viên để chia sẻ thông tin quan trọng ảnh hưởng đến tất cả (như tình hình kinh doanh, cắt giảm nhân sự vì tài chính khó khăn). Hiệu quả nhất khi mọi người làm việc cùng địa điểm, nhưng có thể tổ chức dưới dạng họp trực tuyến (webinar) trong trường hợp bất khả kháng.

E-mail: Email là cách để doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng nhiều nhân viên cùng một lúc. Hiệu quả nhất khi cần thông báo rộng rãi nhưng không cần tương tác ngược lại từ nhân viên.

Họp mặt trực tiếp (Họp 1-1): Họp mặt trực tiếp với nhân viên là một cách tốt để truyền đạt thông tin cá nhân, nhạy cảm. Thường ưu tiên trong việc đánh giá kết quả công việc, xử lý kỷ luật, thôi việc hoặc sa thải.

Gọi điện thoại: Gọi điện thoại là phương tiện truyền đạt thông tin nhanh chóng, đặc biệt hữu hiệu trong những tình huống khẩn cấp, đòi hỏi phản hồi thông tin nhanh. Thêm vào đó, những thông tin không được truyền đạt hiệu quả thông qua hình thức văn bản, sẽ được mô tả chi tiết hơn khi gọi điện, do có sự góp mặt của biểu đạt ngữ cảnh qua giọng nói.

Biểu mẫu khảo sát/ Thăm dò ý kiến: Đây là công cụ thúc đẩy giao tiếp hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên. Khi cần điều chỉnh chính sách hoặc muốn lắng nghe ý kiến đa chiều về một vấn đề cụ thể, bạn có thể sử dụng biểu mẫu này để thu thập thông tin và ý kiến một cách nhanh chóng.

Mạng xã hội: Cá nhân thường xuyên sử dụng các mạng xã hội như Twitter, LinkedIn và Facebook không chỉ để giải trí mà còn là công cụ giao tiếp kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng các nền tảng này để giao tiếp với bên ngoài, xây dựng thương hiệu và tìm kiếm những ứng viên xuất sắc. Tuy nhiên, mạng xã hội cũng mang theo rủi ro, do đó, khi sử dụng, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách phù hợp để đảm bảo việc triển khai phương tiện giao tiếp này một cách hiệu quả và an toàn.

Ứng dụng chat: Ứng dụng chat như Slack hay Zalo, với khả năng truyền đạt thông tin nhanh và mạnh mẽ hơn email, đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm công cụ giao tiếp và làm việc. Tuy nhiên, nếu không sử dụng đúng cách, chúng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Trước khi triển khai, đào tạo nhân viên cách sử dụng ứng dụng này một cách hiệu quả là điều cần thiết.
 

Nội dung giao tiếp

Thông điệp và nội dung đóng vai trò quan trọng trong quản trị giao tiếp. Chúng xác định đối tượng và phương tiện giao tiếp trong hoạt động vận hành. Các loại nội dung giao tiếp thường xuất hiện trong doanh nghiệp có thứ tự từ trên xuống dưới như sau:

• Tầm nhìn và sứ mệnh: Đây là tầng nội dung quan trọng, xác định phạm vi và hướng đi của doanh nghiệp. Thông điệp ở tầm này phải được truyền đạt nhất quán, định hướng hành động cho đội ngũ nhân viên.

• Chính sách, nội quy hoạt động: Nội dung này liên quan đến các quy định, hướng dẫn và quy trình trong tổ chức. Việc truyền tải thông tin này cần tập trung và dễ dàng lưu trữ, vì chúng có vai trò quan trọng trong việc duy trì tính chính thống và giảm thiểu sai sót..

• Quy trình và công việc: Tầng này liên quan đến các nhiệm vụ hàng ngày, dự án, hoặc quy trình làm việc. Thông tin về công việc và quy trình cần được truyền tải một cách rõ ràng để đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động.

• Giao tiếp thường nhật: Tầng này đơn giản và xoay quanh các trao đổi thông tin hàng ngày giữa các cá nhân trong tổ chức. Mặc dù nội dung không phức tạp, nhưng phương tiện giao tiếp vẫn cần đáp ứng tiện ích và bối cảnh công việc.

Việc hiểu và xây dựng nội dung giao tiếp trong các tầng này quan trọng để đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp.

Công nghệ có thể để cải thiện hoạt động quản trị giao tiếp như thế nào?

Trong bối cảnh tiến bộ công nghệ, tất cả hoạt động quản trị trong doanh nghiệp có thể được tối ưu hóa thông qua các công cụ mạnh mẽ. Giao tiếp quản trị, đương nhiên, không nằm ngoài phạm vi này. Từ việc xây dựng chiến lược giao tiếp cho đến việc truyền tải thông điệp và nội dung, công nghệ luôn đồng hành với doanh nghiệp.

Việc ứng dụng công nghệ là một lợi thế mà doanh nghiệp có thể khai thác. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải việc áp dụng nhiều ứng dụng hoặc phần mềm giao tiếp là càng tốt. Việc sử dụng không đúng công cụ có thể tạo ra một môi trường không gian lận, lãng phí tài nguyên quý báu.

Vì vậy, lời khuyên dành cho bạn là sử dụng một cách tối ưu – tức là lựa chọn và tận dụng một số ít công cụ có thể giải quyết nhiều vấn đề ở một lúc. Ví dụ, mạng truyền thông nội bộ có thể là một phương tiện hiệu quả để truyền đạt sứ mệnh và thống nhất chiến lược. Hoặc một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ có thể hỗ trợ tổ chức cộng tác và trao đổi thông tin một cách khoa học.

Tóm lại, việc lựa chọn ứng dụng công nghệ phù hợp không chỉ củng cố hoạt động giao tiếp quản trị mà còn tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp. Quyết định này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động toàn diện của tổ chức. Nếu bạn còn phân vân, hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm kiếm giải pháp.

Một kế hoạch quản trị giao tiếp hiệu quả, dựa trên 4 yếu tố trên, mang lại tác động và lợi ích tích cực cho doanh nghiệp. Thiếu một trong số này có thể gây khó khăn trong vận hành và kiểm soát hoạt động giao tiếp.

Dù việc hoàn thiện 4 yếu tố trên không dễ dàng, các phần mềm hiện đại đã giúp làm cho nhiệm vụ này trở nên thuận tiện hơn. Doanh nghiệp số hóa thành công sẽ tiếp tục hưởng lợi từ việc giao tiếp hiệu quả. Hãy xem xét ứng dụng công nghệ vào hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp ngay hôm nay để tránh bị vượt qua bởi đối thủ cạnh tranh trong tương lai.