Vượt Qua Giới Hạn – Sức Mạnh Của Cơ Chế Xúc Tác

Để biến những khát vọng điên rồ của họ thành hiện thực, các nhà lãnh đạo đưa ra một loạt tuyên bố về tầm nhìn, giá trị cốt lõi, đề xuất sáng tạo để đổi mới, cùng với các chính sách có những quy định phức tạp – những thứ thực chất chỉ là cách thức quản lý từ tầng này đến tầng khác. Và tất nhiên, không có gì ngạc nhiên khi rất ít người thực sự đạt được những hoài bão phi thực tế đó – bởi vì họ đã lựa chọn sai cách tiếp cận chúng.

Jim Collins, một nhà tư vấn kinh doanh có kinh nghiệm và tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Từ Tốt Đến Vĩ Đại,” đã dành sáu năm để nghiên cứu ra một công cụ mạnh mẽ nhưng lại vô cùng đơn giản cho các nhà quản trị – giúp họ chuyển đổi mục tiêu thành kết quả. Ông gọi nó là “Cơ Mechanism Xúc Tác” (Catalytic Mechanisms).

Cơ chế xúc tác là một công cụ có thể giúp doanh nghiệp đạt được những điều phi thường

Trong lĩnh vực hóa học, chất xúc tác là một loại chất thúc đẩy tốc độ phản ứng để đạt đến trạng thái cân bằng mà không gây lãng phí đáng kể về lượng trong quá trình diễn ra.

Tương tự, trong lĩnh vực quản lý, cơ chế xúc tác đóng vai trò quan trọng là một khía cạnh liên kết giữa mục tiêu và hiệu suất. Nó hoạt động liên tục, là công cụ đòn bẩy cho các nhà lãnh đạo để trực tiếp hướng dẫn và tổ chức doanh nghiệp sau khi chiến lược đã được xác định. Cơ chế này được áp dụng đặc biệt cho các chiến lược tập trung vào thay đổi hành vi của tổ chức.

Nghiên cứu của Jim Collins đã chỉ ra rằng, có rất ít công ty – chỉ khoảng 5% hoặc 10% – đang sử dụng các cơ chế xúc tác, thậm chí nhiều trong số đó không nhận thức được việc sử dụng này.

Thực tế cho thấy, cơ chế xúc tác được đánh giá hiệu quả hơn so với các công cụ quản lý khác bởi vì chúng dễ dàng triển khai, có thể vận hành tự động và đặc biệt mạnh mẽ. Cơ chế này thay thế sự phức tạp của các hệ thống, chính sách hoặc các thủ tục quản lý phức tạp hiện có trong doanh nghiệp.

Sức mạnh thần kỳ của cơ chế xúc tác

Jim Collins đi vào chi tiết hơn về sức mạnh của cơ chế xúc tác thông qua ví dụ của Graniterock, một công ty 99 tuổi tại California chuyên cung cấp sỏi, bê tông, cát và nhựa đường. Khi hai anh em Bruce và Steve Woolpert đảm nhận quyền lãnh đạo, họ đã đặt ra mục tiêu mà dường như không thể tưởng tượng cho công ty: vượt qua danh tiếng về dịch vụ khách hàng tốt của Nordstrom, một chuỗi bán lẻ xa xỉ vốn đã rất thành công tại Mỹ.

Graniterock đối diện với thách thức, khi mà các chiến lược truyền thống dường như không phù hợp với đặc điểm của công ty. Điều này hoàn toàn hợp lý bởi nhân viên của họ là công nhân chân chất không phải là chuyên gia, và khách hàng của họ là các nhà thầu khó tính, khó thuyết phục. Hai anh em Woolpert cũng nhận ra rằng, các giải pháp dành cho dịch vụ khách hàng trong các doanh nghiệp lớn không thể duy trì hiệu quả lâu dài.

Do đó, họ quyết định thực hiện một chiến lược táo bạo gọi là “short pay.” Theo chiến lược này, sau khi mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của Graniterock, nếu khách hàng cảm thấy không hài lòng, họ chỉ cần xóa bỏ một phần sản phẩm trên hóa đơn, viết một ghi chú ngắn về vấn đề và trả lại bản sao hóa đơn, sau đó họ sẽ được hoàn tiền.

Điều này không phải là chính sách hoàn tiền trả lại; khách hàng không cần phải gọi điện thoại phàn nàn hoặc trả lại sản phẩm. Họ có thể tự quyết định xem có nên trả tiền dựa trên chất lượng.

Chính sách này chơi vai trò như một hệ thống cảnh báo liên tục, luôn sẵn sàng cung cấp phản hồi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Graniterock. Điều này thúc đẩy các nhà quản lý liên tục tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề để đưa ra giải pháp và ngăn chặn việc phải hoàn tiền liên tục vì không đáp ứng được chất lượng. Đặc biệt, điều này giữ cho Graniterock không bao giờ mắc kẹt trong vinh quang của thành công.

Kết quả, chiến lược này đã tạo đột phá lớn cho công ty. Mặc dù chỉ có 610 nhân viên, Graniterock liên tục giành được thị phần trong một ngành công nghiệp đã bị áp đảo bởi các đối thủ lớn. Đến năm 1992, họ vinh dự được trao giải thưởng chất lượng quốc gia Malcolm Baldrige.

Tình hình tài chính của họ cũng đã đạt mức tăng trưởng đáng kể, với tỷ suất lợi nhuận tiệm cận với tập đoàn công nghệ hàng đầu HP (Hewlett Packard – tập đoàn công nghệ danh tiếng tại Mỹ).

Tuy là sự kết hợp của nhiều nỗ lực cá nhân và tổ chức, nhưng có thể nói rằng “short pay” là yếu tố xúc tác cốt lõi giúp biến ước mơ của hai anh em Woolpert thành hiện thực.

Cơ chế xúc tác khác biệt như thế nào so với công cụ quản lý truyền thống?

Graniterock và “short pay” là ví dụ điển hình cho việc sử dụng một cơ chế xúc tác thành công có thể mang lại sức mạnh cạnh tranh to lớn cho doanh nghiệp. Tất nhiên, bạn không thể đơn giản sao chép “short pay” mà kỳ vọng sẽ có kết quả tương tự như anh em Woolpert đã đạt được. Nhiệm vụ của bạn là tìm ra công thức, cơ chế xúc tác hiệu quả cho chính doanh nghiệp của bạn.

Để thực hiện điều này, bạn cần phải hiểu rõ 5 đặc điểm cơ bản của một cơ chế xúc tác hiệu quả:

Cơ chế xúc tác tạo ra kết quả đột phá từ những hành động bất ngờ

Thường thì, khi muốn đạt được một bước ngoặt quan trọng, người quản lý thường hướng tới việc điều hướng lại doanh nghiệp bằng cách xây dựng các tầng hệ thống chiến lược và quy trình làm việc chặt chẽ. Phương pháp tiếp cận này phản ánh quan niệm phổ biến trong ngành kinh doanh: “Để thành công, doanh nghiệp cần kiểm soát mọi khía cạnh và kết quả của nó.”

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, ít có thành tựu đáng kể nào được tạo ra từ các hệ thống, thủ tục và quy trình làm việc truyền thống. Thậm chí, chúng thường tượng trưng cho tình hình quản lý quá phụ thuộc và thiếu sự đột phá, góp phần khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn.

Trái lại, cơ chế xúc tác có khả năng giúp một tổ chức đạt được mục tiêu bằng cách kích thích các hành động sáng tạo, không phụ thuộc vào một kịch bản sẵn có.

Nhìn lại ví dụ của Graniterock, “short pay” chính là một cơ chế xúc tác yêu cầu công ty phải “sáng tạo hoặc thất bại”: Mỗi khi khách hàng không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ, họ phải liên tục tìm cách cải thiện bằng những cải tiến về chất lượng và cách thức hoạt động để tránh thua lỗ.

Hành vi này được lặp đi lặp lại và trở thành một chu trình đóng khép kín, bao gồm các hoạt động thu thập thông tin, học hỏi, cải tiến và cải thiện kết quả. Chúng trở thành hướng dẫn cho mọi sản phẩm và dịch vụ của Graniterock không ngừng tiến bộ, giúp họ chiếm ưu thế trên thị trường mà trước đó có vẻ không thể.

Tước bỏ quyền lực tập trung của những nhà quản lý, san sẻ chúng vì lợi ích của toàn bộ tổ chức

Trong các doanh nghiệp truyền thống, nơi mà quyền lực tập trung hoàn toàn vào tay người đứng đầu như một chế độ quân chủ trong một quốc gia, việc kỳ vọng đạt được những mục tiêu không thể tưởng đôi khi gần như là điều không thể.

Trong những tổ chức như vậy, nhà lãnh đạo thường là yếu tố ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp thông qua những quyết định độc đoán. Họ thường sử dụng quyền hành để ép buộc tổ chức thực hiện theo ý họ. Thậm chí, còn tồi tệ hơn, nhiều người thậm chí tạo ra các nhóm lập kết phái và sẵn sàng loại bỏ những người dám đưa ra ý kiến mới, khác biệt.

Rõ ràng, người ở trên đỉnh không thể biết được mọi thứ đang diễn ra ở phía dưới. Nhà lãnh đạo cũng không khác, thực tế là họ không thể hiểu rõ tình hình của nhân viên và công việc. Vậy thì làm sao quyết định dựa trên quan điểm cá nhân của họ có thể được xem là sáng suốt và mang lại thành công?

Cơ chế xúc tác hoạt động theo cách hoàn toàn khác biệt với nguyên tắc thông thường này: Nó chia sẻ quyền lực và trách nhiệm tới những người phù hợp, để họ có thể tạo ra giá trị đối với bản thân và tổ chức.

Như ví dụ về chính sách “short pay” tại Graniterock, nhóm quản lý đã từ bỏ quyền kiểm duyệt sản phẩm và chuyển nhiệm vụ này trực tiếp cho khách hàng – những người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm sản phẩm. Mặc dù điều này có thể làm giảm tính cá nhân của những người đứng đầu, nhưng nó hướng đến mục tiêu lớn hơn là không ngừng cải tiến sản phẩm/dịch vụ vì lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp.

Tóm lại, thông qua cơ chế xúc tác, Jim Collins đã làm nổi bật một nghịch lý tồn tại trong các hệ thống quản lý cổ điển: “Khi quyền lực tập trung vào những người lãnh đạo, khả năng của doanh nghiệp để tạo ra những bước tiến đột phá cũng trở nên khó khăn và ngược lại.”

Một cơ chế xúc tác hiệu quả phải tạo ra được phản ứng mạnh mẽ

Trong lĩnh vực hóa học, chất xúc tác thúc đẩy các phản ứng xảy ra. Có những phản ứng nhẹ nhàng không để lại dấu vết đáng kể, nhưng cũng có những phản ứng mạnh mẽ đầy ấn tượng. Áp dụng vào thế giới kinh doanh, để thực sự thực hiện những đột phá mang tính cách mạng, doanh nghiệp cần tạo ra những “phản ứng bùng nổ”.

Nếu chỉ tiến hành những phản ứng cơ bản như cách mà các giám đốc thường dành thời gian để soạn thảo và điều chỉnh các tuyên bố về giá trị cốt lõi, nhiệm vụ và tầm nhìn, doanh nghiệp không thể tiến xa. Để đạt được thành công, họ cần thực hiện những hoạt động quyết liệt, dám chấp nhận rủi ro để mang lại kết quả cuối cùng.

Với Graniterock, anh em Woolpert đã dám bước ra một bước lớn hướng tới thành công với “short pay”. Chiến lược này ban đầu được đánh giá chứa đựng những nguy cơ không thể đoán trước cho hoạt động kinh doanh của công ty, với nhiều khả năng bị lợi dụng và lỗ hỏng bởi “người tạo mưa gió”. Họ có thể dễ dàng tìm ra lý do để sở hữu sản phẩm/dịch vụ của công ty mà không tốn chi phí nào.

Tuy nếu họ chỉ tiếp tục theo đuổi những bước đã được các doanh nghiệp khác thực hiện, hoặc chỉ “nói mồm” về tầm nhìn rỗng rãi, thì rõ ràng Graniterock sẽ không thể đạt được những mục tiêu tham vọng mà họ đã đặt ra. Sự quyết tâm, sẵn sàng đối mặt với rủi ro và tận tâm cống hiến là những yếu tố kích hoạt hoàn hảo, giúp họ vượt qua mọi khó khăn và đạt được thành công như hiện tại.

Cơ chế xúc tác loại bỏ những “con sâu làm rầu nồi canh”

Trong thế giới kinh doanh, câu khẩu ngôn “Nhân tài là tài sản quý báu nhất của doanh nghiệp” vẫn thường được lặp đi lặp lại và được coi là một sự thật. Tuy nhiên, thực tế không phải mọi cá nhân đều góp phần vào sức mạnh cốt lõi của tổ chức. Ngược lại, một số người thậm chí có thể trở thành “yếu điểm gây bất ổn” và cần phải được loại bỏ.

Nếu các biện pháp kiểm soát truyền thống được thiết kế để áp đặt ngay cả lên những cá nhân không còn tương thích với hướng đi của doanh nghiệp, thì cơ chế xúc tác hoạt động theo hướng ngược lại. Nó luôn đặt lên hàng đầu việc chọn lựa những người phù hợp để làm việc cùng và loại bỏ những cá nhân không thể đồng lòng với giá trị cốt lõi của công ty.

Quay trở lại ví dụ về Graniterock, trong quá trình thảo luận và quyết định triển khai chiến lược “short pay”, những người không đồng tình với dự án này đã được tách biệt và tiến hành làm việc độc lập trong các phần khác của công ty. Những cá nhân kiên quyết phản đối và thể hiện thái độ thù địch đối với quyết định này sẽ bị sa thải và nhận được một khoản bồi thường tương ứng.

Chính sự quyết liệt này đã đảm bảo rằng chiến lược “short pay” được triển khai suôn sẻ mà không gặp rắc rối nào liên quan đến vấn đề nhân sự. Cần nhớ rằng, khi một cá nhân có xu hướng phản tác dụng với hướng đi của tổ chức, họ có thể tạo ra những hành vi tiêu cực ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc.

Cơ chế xúc tác phải để lại hiệu quả lâu dài

Một bài thuyết trình có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên hoặc một chiến lược kinh doanh mới lạ trong tương lai ngắn có thể mang lại những kết quả có lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng vẫn không đủ để thực hiện những mục tiêu phi thực tế với tầm ảnh hưởng hạn chế và thiếu sự sâu sắc cần thiết.

Để đạt được thành công và biến những giấc mơ không tưởng thành hiện thực, doanh nghiệp cần dựa vào một cơ chế xúc tác mang lại lợi ích bền vững và liên quan đến sự tồn tại của tổ chức. Có thể nói rằng, yếu tố quan trọng để xác định một hoạt động hoặc chiến lược có thể coi là cơ chế xúc tác hay không là hiệu ứng bền vững.

Nhìn lại ví dụ của Graniterock, chiến lược “short pay” rõ ràng sẽ không tạo ra tác động tích cực ngay trong ngắn hạn. Trong giai đoạn đầu, công ty có thể chỉ nhận được những phản hồi tiêu cực và phải tiếp tục chi trả bồi hoàn.

Tuy nhiên, điều quan trọng là bằng cách chấp nhận những kết quả tiêu cực trong ngắn hạn, công ty đã tạo ra một loạt các biến số tích cực trong dài hạn. Điều này bao gồm cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tăng cường hài lòng của khách hàng và tăng tỷ suất lợi nhuận. Những lợi ích này tiếp tục tồn tại qua nhiều năm, đóng góp vào sự phồn thịnh của Graniterock ngày hôm nay.

Vậy xây dựng cơ chế xúc tác cần lưu ý những gì?

Để xây dựng một cơ chế xúc tác độc đáo, đáp ứng các đặc điểm nêu trên, chắc chắn không thể thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo và dũng cảm từ những nhà quản lý, sẵn sàng thực hiện các biện pháp đột phá.

Tuy với tính cách mạng và tinh thần đột phá, Jim Collins cho rằng xây dựng cơ chế xúc tác cũng phải tuân theo 5 nguyên tắc quan trọng sau:

• Tiến hành loại bỏ trước khi xây dựng: Trước khi tạo ra cơ chế xúc tác mới, hãy xem xét loại bỏ những yếu tố trong hệ thống hiện tại thực sự gặp vấn đề. Việc chồng chất cơ chế mới lên các hệ thống cũ chỉ dẫn đến tình trạng quá tải và không hiệu quả.

• Không sao chép, hãy tạo ra sự sáng tạo: Cơ chế xúc tác phải là sáng tạo và phải thể hiện giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Mặc dù có thể học hỏi từ các tổ chức khác, nhưng cơ chế xúc tác phải được tạo ra để phù hợp với giá trị và cách hoạt động của doanh nghiệp.

• Không chỉ là tiền bạc: Sự thành công của cơ chế xúc tác không chỉ phụ thuộc vào yếu tố tiền bạc. Một nghiên cứu của Lane Hornung cho thấy chỉ có một nửa số cơ chế xúc tác thành công là tốn kém. Những cơ chế khác vẫn đem lại hiệu quả tương đương. Sự thành công không thể hoàn toàn dựa vào tiền bạc.

• Đầu tư thời gian cho sự thích nghi và cải tiến: Cơ chế xúc tác mới có thể mang lại hậu quả tiêu cực không mong muốn. Trong trường hợp này, quan trọng là dành thời gian để điều chỉnh và cải thiện chúng. Thậm chí những cơ chế xúc tác ban đầu thành công cũng cần được cải tiến theo thời gian.

• Xây dựng hệ thống cơ chế xúc tác hỗ trợ nhau: Một cơ chế xúc tác không đủ để tạo nên vĩ đại. Đôi khi, một hệ thống các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau là cần thiết để đạt được thành công. Graniterock không chỉ dựa vào “short pay” mà còn sử dụng nhiều cơ chế khác để hỗ trợ sự phát triển toàn diện.

Việc xây dựng và phát triển các cơ chế xúc tác cần diễn ra một cách tự nhiên và liên tục trong doanh nghiệp. Đừng ép buộc sự thay đổi để tạo ra các phản ứng mới, mà hãy tạo ra môi trường thúc đẩy sự sáng tạo tự nhiên và thấu hiểu.

Ưu điểm chủ yếu của cơ chế xúc tác nằm ở tính đơn giản, khả năng tận dụng sự sáng tạo và động lực của nhân viên. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của chúng là sự phụ thuộc quá mức vào sự sáng tạo và tự nhiên, thay vì dựa trên kế hoạch cẩn thận và phương pháp luận. Vì vậy, nhiệm vụ đối với các nhà lãnh đạo là phải dựa vào thực tế của doanh nghiệp, dự đoán những khả năng có thể xảy ra để xây dựng những cơ chế phù hợp.

Mặc dù vậy, cuối cùng, cơ chế xúc tác cũng không thể tự mình tạo ra sự vĩ đại. Chúng cần được kết hợp với mục tiêu và giấc mơ để thực sự hiệu quả. Nếu bạn có thể kết hợp những khát vọng táo bạo, kỳ vĩ với những cơ chế xúc tác đơn giản và cụ thể, thì chắc chắn bạn sẽ thu hoạch được thành tựu tuyệt vời từ sự kết hợp đó.