Ghi Nhớ 3 Cách Tối Ưu Thời Gian Làm Việc Cho Nhân Viên

Bất chấp lượng giờ làm việc khổng lồ, nhiều nhân viên thừa nhận họ không đạt được hiệu suất công việc như mong muốn. Họ cảm thấy hoài nghi và đôi khi cảm thấy chán nản khi đối mặt với tình hình này. Vậy nguyên nhân là gì?

Thực tế, kết quả của công việc không phụ thuộc vào thời gian bạn dành cho nó, mà là cách bạn tận dụng thời gian đó như thế nào. Một cá nhân có khả năng quản lý thời gian hiệu quả có thể rút ngắn thời gian làm việc mà vẫn đạt được hiệu suất cao hơn rất nhiều so với những người khác.

Với vai trò là người quản lý, việc hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ công việc và duy trì sự cân đối giữa công việc và cuộc sống là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Hãy tham khảo ngay những chiến lược tối ưu hóa thời gian dưới đây để giúp đội ngũ hoạt động hiệu quả hơn và đồng thời giành lại những khoảnh khắc thư giãn quý báu ngay từ hôm nay.

Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả những điều nhỏ nhặt nhất

Một trong những phương pháp hiệu quả và có thể áp dụng để hỗ trợ nhân viên quản lý thời gian một cách tốt hơn là hướng dẫn họ cách ghi chép và xây dựng kế hoạch cho công việc cá nhân một cách khoa học.

Mọi hoạt động, từ những sự kiện quan trọng như cuộc họp hay gặp gỡ khách hàng, cho đến những nhiệm vụ nhỏ hơn như trả lời email hay viết báo cáo công việc, đều cần phải được ghi chép chi tiết. Việc ghi chép lịch trình một cách rõ ràng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách bạn sử dụng thời gian trong ngày, từ đó đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Những bản ghi chép này cũng sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho các công việc trong tương lai một cách chính xác hơn, giúp bạn quản lý thời gian và năng lượng một cách hiệu quả hơn.

Trong việc xây dựng kế hoạch làm việc, bạn có thể hướng dẫn nhân viên của mình áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower, được đặt tên theo cố Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower. Thay vì cố gắng giải quyết tất cả công việc cùng một lúc, phương pháp này khuyến khích bạn ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng. Phân loại nhiệm vụ như sau:

• Nhiệm vụ cần hoàn thành ngay lập tức: Đây là những việc khẩn cấp và quan trọng.
• Nhiệm vụ cần lên kế hoạch thực hiện: Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Nhiệm vụ nên giao cho người khác thực hiện: Các công việc cần phải hoàn thành ngay nhưng không mang tính quan trọng lớn.
• Nhiệm vụ cần bỏ qua hoặc loại bỏ: Công việc không khẩn cấp và không quan trọng.

Thực tế cho thấy, việc loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết và lãng phí thời gian trở nên khó khăn nếu không có việc ghi chép lịch trình và xây dựng kế hoạch cụ thể. Bằng cách kết hợp cả việc ghi chép lịch trình và xây dựng kế hoạch, bạn không chỉ tối ưu hóa thời gian của bản thân mà còn giúp nhóm làm việc tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và có ý nghĩa, loại bỏ những việc không đóng góp vào sự thành công chung.

Chia nhỏ công việc và tập trung cao độ trong thời gian ngắn

Trong thực tế, việc bị “áp lực công việc quá nhiều” và phải đối mặt với việc giải quyết chúng một cách hỗn độn thường là nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí thời gian cho nhân viên trong môi trường làm việc. Nếu đội ngũ của bạn đang đối diện với vấn đề tương tự, thì một phương pháp mà bạn có thể thử là Pomodoro.

Phương pháp Pomodoro được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980, nhằm tăng cường tập trung trong công việc. Cách hoạt động cơ bản của Pomodoro là chia các công việc lớn thành các phần nhỏ, dễ dàng quản lý trong khoảng thời gian cố định. Quá trình này gồm 5 bước cụ thể:

Bước 1: Lựa chọn công việc cần thực hiện.
Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Đặt thời gian để hoàn thành mỗi phần công việc, thường là 25 phút (được gọi là một phiên Pomodoro).
Bước 3: Hoàn thành một phần công việc trong vòng 25 phút.
Bước 4: Nghỉ ngơi 5 phút trước khi bắt đầu làm phần công việc tiếp theo.
Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 phiên Pomodoro, nghỉ dài từ 15 đến 30 phút.

Để áp dụng hiệu quả phương pháp này, bạn cần tuân theo 4 nguyên tắc Pomodoro sau:

• Nguyên tắc 1: Nếu bị gián đoạn trong một phiên Pomodoro, bạn cần phải bắt đầu lại từ đầu. Không nên chia nhỏ phiên làm việc này, chẳng hạn như chia thành 1/2 hoặc 1/3 Pomodoro.
• Nguyên tắc 2: Tập trung chỉ vào một nhiệm vụ trong mỗi phiên Pomodoro.
• Nguyên tắc 3: Nếu hoàn thành công việc trước khi phiên Pomodoro kết thúc, bạn có thể dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu kết quả.
• Nguyên tắc 4: Trong khoảng thời gian nghỉ (5 phút, 10 phút), nên thực sự nghỉ ngơi hoặc thư giãn bằng những hoạt động như đi dạo hoặc nghe nhạc. Tránh liên quan đến Internet, Facebook vì chúng có thể gây kích thích và làm bộ não mệt mỏi.

Không chỉ áp dụng cho nhân viên, ngay cả những người quản lý như bạn cũng có thể tận dụng phương pháp Pomodoro để tối ưu hóa thời gian làm việc. Với sự tiến bộ của công nghệ, hiện nay có sẵn các ứng dụng như Be Focused, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình Pomodoro. Vì vậy, đừng bất mãn khi bạn cảm thấy quá bận rộn để đối phó với số lượng công việc tích tụ. Thử nghiệm Pomodoro sẽ giúp bạn vượt qua tình thế này một cách hiệu quả.

Đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân

Thực tế là, bạn vẫn tiếp tục phản hồi tất cả tin nhắn và email công việc sau giờ làm đúng không? Và dĩ nhiên, nhân viên của bạn cũng làm như vậy. Sự tiện ích của công nghệ chính là nguyên nhân khiến ta đánh mất khả năng duy trì cuộc sống riêng tư cần thiết. Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi nhân viên dành khoảng 4,1 giờ hàng ngày để kiểm tra và phản hồi tin nhắn, email, đồng nghĩa với việc hơn một nửa thời gian làm việc chính thức chỉ dành cho hoạt động này.

Tất nhiên, việc phản hồi ngay lập tức mọi thông điệp nhận được thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc, tuy nhiên, nếu việc này chiếm quá nhiều thời gian của chúng ta thì sẽ có vấn đề.

Harvard Business Review đã phát hiện ra rằng những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính có nguy cơ kiệt sức (về cả thể chất và tinh thần) cao hơn đáng kể so với đồng nghiệp. Mọi thứ càng tiến xa vào cuối ngày làm việc, họ càng dễ mất tập trung, mất sự tinh tế và gặp khó khăn trong việc sắp xếp công việc vào ngày hôm sau. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến sự giảm hiệu suất làm việc không chỉ cá nhân mà còn cả đội nhóm.

Để giảm thiểu tình trạng này, hãy khuyến khích nhân viên thiết lập những rào cản thời gian cụ thể cho bản thân: Trong quá trình làm việc, họ cần tập trung cực độ và đẩy mạnh hiệu suất. Tuy nhiên, khi hết giờ làm việc chính, họ cần tạm xa mọi hoạt động liên quan đến công việc và dành thời gian riêng tư để cân bằng giữa công việc và cuộc sống hàng ngày. Điều này sẽ có tác động tích cực đến tâm trạng của nhân viên, góp phần ngăn chặn sự mệt mỏi tinh thần thường thấy sau những chuỗi ngày làm việc căng thẳng.

Sử dụng khéo léo nguồn tài nguyên thời gian thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt giữa những người thành công và những người khác. Để thúc đẩy sự phát triển và đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp tiến xa trong tương lai, nhiệm vụ của một người quản lý bao gồm việc hỗ trợ nhân viên tối ưu hóa thời gian làm việc của họ. Hy vọng rằng ba phương pháp đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng áp dụng và truyền đạt thông điệp quan trọng này đến đội ngũ của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách để phát triển năng lực cá nhân cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy tham gia các khóa đào tạo và chương trình huấn luyện tại TOPCEO. TOPCEO là nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp đào tạo cho đội ngũ nhân viên của bạn và các chương trình huấn luyện kinh doanh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cam kết cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể phát triển bản thân cũng như nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình. Hãy mạnh dạn đặt ra những bước tiến mới và bắt đầu hành trình đạt đỉnh cao cùng TOPCEO.